Uns erreichen viele Anfragen zur KI. Und doch sind Viele von Ihnen noch zurückhaltend und äußern Bedenken… „Wie werden unsere Mieter darauf reagieren? Versteht die KI unsere Mieter mit Akzent? Was werden unsere Mitarbeitenden dazu sagen? Wie gut sind die Notizen?“
Da können wir Ihnen natürlich viel erzählen, wie positiv unsere KI bei den Kunden, Mitarbeitenden und Mietern ankommt, wo sie schon im Einsatz ist. Doch ob das Ihre Sorgen reduziert…?
Das hat uns zum Nachdenken gebracht – wie können wir Ihnen den Weg ebnen?
Gibt es eine „ungefährliche“ und niederschwellige Art, KI in der Praxis zu erleben?
Herausgekommen ist folgende Sommeraktion:
Probieren Sie KI doch einfach mal auf nur einem einzigen Apparat aus.
Und zwar unseren „kleinsten“ KI-Bot „MAI“ – den digitalen Anrufbeantworter. MAI hört sich das Anliegen der Anrufer an und fragt im natürlichem Dialog alles noch Fehlende ab, was Sie für einen Rückruf wissen wollen, bis alles vorliegt. Dann schreibt MAI eine strukturierte und sinnvolle Zusammenfassung. Die Einrichtung geht super fix, so dass MAI innerhalb von einem Tag einsatzbereit ist.
Und weil wir ja schon wissen, dass Ihnen unsere KI gefallen wird, Ihre Mieter damit zurecht kommen und Ihre Mitarbeitenden sich über die Entlastung freuen werden, gibt es jetzt für unsere Bestandskunden folgende Aktion:
Den ersten drei Kunden, die sich auf diesen Post melden und testen wollen, stellen wir MAI für drei Monate komplett kostenfrei zur Verfügung. Keine Einrichtungsgebühr, keine Call-Kosten.
Na, was sagen Sie dazu? Wir sind gespannt und freuen uns auf Ihre Rückmeldung!
Sie kennen unsere Telefon-KI TAI als clevere Unterstützung bei Vermietungsgesprächen. Doch TAI entwickelt sich stetig weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an zwei neuen Modulen, die Ihren Arbeitsalltag in der Mieterkommunikation spürbar erleichtern werden. Diese Erweiterungen entstehen übrigens nicht im stillen Kämmerlein, sondern in einer Co-Creation-Partnerschaft mit einem innovativen Wohnungsunternehmen aus Bochum. So stellen wir wieder sicher, dass die neuen Funktionen von Anfang an auf die realen Anforderungen und Abläufe in der Praxis zugeschnitten sind.
1. Die intelligente, freundliche und immer erreichbare Telefonzentrale
„Ja hallo, der Kasper über mir macht schon wieder die ganze Nacht Krach!“ TAI nimmt auch solche Anrufe freundlich entgegen und findet beruhigende Worte für die Situation. Wie eine menschliche Kollegin – kein steifer Anrufbeantworter – fragt TAI konkreter nach und findet gleichzeitig heraus, wer anruft, welche Wohnung betroffen ist und kann das präzensierte Anliegen direkt der richtigen Ansprechperson in Ihrem Haus zuzuordnen und den Anrufer verbinden. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen korrekt durchgestellt werden und keine unnötigen Umwege entstehen. Sind die Zuständigen gerade nicht erreichbar, fasst TAI das Gespräch strukturiert zusammen und stellt die Information digital bereit, als Eintrag im ERP oder per E-Mail. So ist Ihr Unternehmen optimal erreichbar, unabhängig davon, ob Ihre Leitungen besetzt sind oder Mitarbeitende außer Haus. Es geht kein Anliegen verloren und Ihr Team kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: das Lösen des eigentlichen Anliegen.
Ihr Nutzen: Lückenlose Erreichbarkeit und präzises Durchstellen
2. Die KI-Schadenshotline: Immer erreichbar, präzise, automatisierte Aufträge und Mieterzwischeninfos
„Aaaaalso, wegen meiner Wohnung in der Hauptstraße… da rinnt schon wieder Wasser!“ Solche Meldungen wird TAI nicht nur empathisch entgegennehmen, sondern auch im Dialog die Dringlichkeit einschätzen. In diesem Fall findet sie heraus, dass das Problem eine Heizung ist, die zwar langsam tropft, aber nicht komplett ausläuft. Und kategorisiert den Fall gemäß individueller Notfalldefinition Ihres Hauses als Schaden, nicht als Notfall.
TAI klärt mit den Anrufenden die Meldungen so lange, bis sie den Fall so präzise dokumentieren kann, dass er nachvollziehbar und aussagekräftig für Ihr Team und Ihre Dienstleister ist. Zusätzlich werden Mieterdaten abgeglichen und alle nötigen Angaben abgefragt, so dass direkt ein Auftrag in Ihrem System (z.B. Immo-Office) angelegt wird. Der Zwischenschritt, dass Ihre Mitarbeitenden eine Anrufnotiz lesen und dann manuell einen Auftrag erstellen, kann somit entfallen. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch kurz den fertigen Vorgang, geben ihn frei, und schon ist der Handwerksbetrieb informiert. Selbstverständlich wird bei echten Notfällen weiterhin direkt an einen Menschen durchgestellt.
Darüber hinaus kann TAI zwei weitere wichtige Aufgaben übernehmen, um den Service für Ihre Mieter zu verbessern und Prozesse zu automatisieren: Zum einen kann TAI Ihre Mieter automatisiert über wichtige Fortschritte bei der Bearbeitung ihres gemeldeten Schadens informieren, beispielsweise per SMS, sobald ein Handwerksbetrieb beauftragt und der Auftrag angenommen wurde. Zum anderen kann TAI Anrufer nach einer kurzen Identitätsprüfung jederzeit Auskunft zum aktuellen Stand der Schadensbearbeitung erteilen, sodass unnötige Folgeanrufe bei Ihren Fachkräften vermieden werden.
Ihr Nutzen: Schadensmeldungen präzise erfassen, die Bearbeitung beschleunigen und Mieter besser informieren
Sind Sie neugierig, wie Ihre Mieterkommunikation von diesen neuen TAI-Funktionen profitieren könnte? Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Ansprechpartner für unser KI-Lösungen für die Mieterkommunikation ist Dirk Gawlitza.
Aufgrund der Corona Situation haben viele Mitarbeiter*innen in der Wohnungswirtschaft zumindest zeitweise im Homeoffice gearbeitet. Dabei brachte remote Work oder auch hybrides Arbeiten, wenn jeweils nur ein Teil der Belegschaft im Unternehmen tätig war, ganz neue Herausforderungen auf:
Telesense Berater Gerald Kunzmann hat auf diese Fragen auch keine Standard-Antwort. Stattdessen unterstützt er Immobilienunternehmen mit Trainings und Workshops dabei, ihren eigenen Weg zu finden, um remote erfolgreich zusammenzuarbeiten.
„Auch wenn die Pandemie hoffentlich bald vorbei ist: Durch langfristiges Homeoffice hat sich ein Wandel vollzogen, der bleiben wird und aus dem sich neue Chancen ergeben“, hat Geri Kunzmann in vielen Unternehmen beobachtet. Häufig fängt es mit der Frage nach geeigneten Online-Tools für den kollegialen Austausch an, doch schnell treten tiefergehende Herausforderungen zu Tage. „Es geht um mehr als um die Frage, wie sich Meetings online gestalten lassen. Es geht um Eigenverantwortung, Kontrolle und Loslassen“, weiß der erfahrene Berater. Ob gewollt oder nicht: Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Führungskultur. Die virtuelle Führungskraft ist kein Single Hero Leader, sondern eine integrative Führungskraft, welche die Mitarbeiter*innen mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen im Homeoffice ernst nimmt.
Um die Wohnungsunternehmen bei diesen Herausforderungen unterstützen zu können, haben wir bei Telesense Kommunikation spezielle Online-Trainings konzipiert.
Online-Trainings haben den Vorteil, dass die neuen Methoden und Programme gleich ausprobiert und praktisch erprobt werden. So lernen die Teilnehmer*innen bereits in der Kennenlern-Runde wichtige Funktionen ihres Online-Kommunikationstools kennen und entspannen sich im Umgang mit der neuen Technik. Am Ende nehmen Sie die Erkenntnis mit nach Hause, dass online so viel mehr möglich ist, als sie gedacht haben und es sogar richtig Spaß macht.
Dazu gehört auch gelebte Fehlerkultur. Geri erklärt es so: „Ich habe festgestellt, dass es Menschen total stresst, wenn online etwas nicht funktioniert. Dabei passiert das in Live -Trainings ja ganz genauso: Da finden manchmal Bauarbeiten statt und es gibt Lärm, da fehlt ein Stift oder das Flipchart und dann weiß man sich zu helfen. Genauso ist es online. Manchmal klappt bei jemanden etwas nicht, dann finden wir eine Lösung“. Die Teilnehmer*innen lernen dabei, flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren und sich auf mögliche Lösungen statt auf Probleme zu fokussieren.
Ein weiterer Unterschied: In Live-Trainings ist es vermeintlich leichter, alle zum gemeinsamen Lernziel zu bringen. Wer keine Lust hat auf Weiterentwicklung, kann sich online auf den ersten Blick leichter entziehen. Umso wichtiger ist es, weg von „Ihr-müsst-das-jetzt-so-und-so-machen“ hin zu persönlichen Aha-Erlebnissen und individuellen Lernzielen zu kommen. So wird die Eigenverantwortung schon beim Lernen gestärkt. Wie er das praktisch umsetzt, erklärt Geri so: „Es gibt einen Input von mir, dann überlegt jeder für sich: Was überrascht mich?, Was ist neu? Wie kann ich das nutzen?, , Was probiere ich den nächsten 24 Stunden einmal aus?
Ein weiterer Vorteil von Online-Trainings ist der Wegfall der Reisezeit. Und da auch kein Veranstaltungsraum gebucht werden muss, lassen sich Online-Trainings häufig zeitnah zum aktuellen Bedarf realisieren. Sie lohnen sich auch im Mikro-Learning-Format von zwei oder vier Stunden. Besonderes nachhaltig lässt sich das Gelernte verankern, wenn diese Trainingseinheiten im Abstand von ein paar Wochen stattfinden und auf den gemachten Erfahrungen und Lernfortschritten aufbauen.
Möchten Sie auch von unseren Online-Trainings profitieren? Wünschen sich Unterstützung für Ihre Führungskräfte, um den digitalen Wandel zu gestalten? Melden Sie sich bei Natascha Gawlitza-Zorn, 030 – 275 89 137, natascha.zorn@telesense.de und erhalten Sie Ihr individuelles Angebot.
„Macht Büros zu“ twitterte Laura Sophie Dornheim Mitte Januar und erntete damit eine riesige Resonanz auf twitter, die sich in den folgenden Wochen über andere Kanäle ausbreitete, von der Presse aufgegriffen wurde und immer an mehr an Fahrt gewann. Zahlreiche Arbeitnehmer schlossen sich ihrem Aufruf an und berichteten über ihre Situation am Arbeitsplatz: Sie sehen nicht ein, warum sie privat ihre Kontakte beschränken, sich am Arbeitsplatz aber ungehindert der Gefahr von Aerosolen aussetzen. Mit dem Bund-Länder-Beschluss vom 19. Januar 2021 reagierte nun auch die Politik und forderte Arbeitgeber dazu auf, Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen, um die Kontakte am Arbeitsplatz und auf dem Weg zur Arbeit zu reduzieren.
Zum Glück haben wir bei Telesense mit dem Umzug ins Homeoffice bereits im Februar 2020 begonnen. Dies war richtig und gut, aber wir möchten auch nicht verschweigen, wieviel Anstrengung damit verbunden war. „Im Februar haben wir ein Drittel der Arbeitsplätze im Callcenter ins Homeoffice verlegt“, berichtet Dirk Gawlitza, Geschäftsführer und CTO. Laptops und Headsets waren damals noch einigermaßen normal zu beschaffen. Eigentliche Arbeitsstation war ein Rechner, der Remote von außen angesteuert wurde. Langfristige war das allerdings keine Lösung. Die Telefonie ist eine komplexe Dienstleistung mit aufwändigen CMS-Programmen, die nicht remote oder per VPN gesteuert werden können.
Deshalb wurde im Sommer die Strategie geändert: Komplette Arbeitsstationen mit zwei Monitoren und Desktop-Rechner wurden bei den Agenten zu Hause eingerichtet. Das kostete rund 1500 Euro pro Arbeitsplatz. Dabei blieb es allerdings nicht: Leider stellte sich heraus, dass die normalerweise ausreichenden Lizenzen an ihre Grenze kamen. Unser nächster Schritt besteht nun also darin, die Telefonanlage umzurüsten. Auch dies war leichter gesagt als getan, denn die technischen Zulieferer sind überlastet. „Seit November letzten Jahres versuchen wir Angebote zu kriegen“, seufzt Dirk Gawlitza. Selbst Standardgeräte sind derzeit nicht schnell lieferbar. Sechs Wochen dauerte es bis die Webcams kamen, vier Wochen warteten wir auf die bestellten Computer. „Du kannst ja nicht irgendwas kaufen, sondern brauchst eben genau das, was passt“, erklärt Gawlitza.
Er ist froh, dass es trotz aller Schwierigkeiten gelungen ist, 75 Prozent der Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern, inklusive Backoffice, Berater- und Trainerteam. 100 Prozent sollen es werden und bleiben – auch wenn die Pandemie vorüber ist. „Mein Ziel ist ein Hybridmodell mit stationärem Center, wo man sie sich sieht, gemeinsam fortbildet und austauschen kann.“
Und wie geht es den Mitarbeiter:innen damit? Einmal täglich treffen wir uns online via whereby um uns zumindest einmal zu sehen und zu hören, wie es uns geht. Das ist schön, weil man dabei auch etwas von Kolleg:innen erfährt, mit denen man sonst nicht so viel zu tun hat. Punktuell hat es sogar die Zusammenarbeit verbessert. Und so langsam werden wir warm mit dem neuen Format und der Austausch ist persönlicher geworden.
Zwar leiden wir darunter, dass wir uns nur noch auf dem Bildschirm sehen können, doch das Homeoffice bringt auch eine Reihe von Vorteilen mit sich: Einige Kolleg:innen wohnen in Brandenburg und haben früher lange Anfahrtswege auf sich genommen. Die Eltern können die Kinderbetreuung ein bisschen besser organisieren. Viele sind flexibler in ihrer Arbeitszeit und damit produktiver geworden. Auch im Recruiting ist die Option auf Homeoffice ein Plus, das gute Bewerber:innen anzieht.
Doch das Beste daran: „Langfristig sind wir nicht mehr an den Standort gebunden. Wir können alle auf den Malediven arbeiten, die Büromieten sind in Berlin schließlich nicht unerheblich“, scherzt Dirk Gawlitza. Bei ein Grad Regen im grauen Berlin klingt das gar nicht so übel.
Wie geht es Ihnen mit der Aufforderung zum Homeoffice? Gern entlasten wir Sie in der Kundenkommunikation. Mindestens genauso gern unterstützen wir Sie dabei, die Zusammenarbeit im Unternehmen digital und agil zu gestalten. Schreiben Sie mir an christine.plass@telesense.de.
Wenn von Digitalisierung die Rede ist, dann kommt man schnell auf Agiles Arbeiten zu sprechen. Warum? Weil die digitalen Kommunikationskanäle eine neue Geschwindigkeit vorgeben. Weil immer leistungsstärkere und komplexere Software ein anderes Arbeiten erfordert. Dienst nach Vorschrift hat ausgedient. Immer dieselben Prozesse durchexerzieren, das können Maschinen heute besser. Und von der Lehre bis zur Rente mehr oder weniger dasselbe zu machen – das genügt heute nicht mehr. Die digitalisierte Wirtschaft braucht Menschen, die Eigeninitiative entwickeln, Verantwortung übernehmen und nicht das eigene Ego, sondern die Kunden in den Mittelpunkt stellen – kurzum: agiles Arbeiten.
Doch in der Wohnungswirtschaft gibt es dazu noch wenig Ansätze. „Lieber auoritär als agil“ fasst izjobs das Ergebnis einer Studie des Competence Center Process Management Real Estate (CC PMRE) zusammen mit der HTW Berlin und cctm real estate & infrastructure zusammen. Die Studie befragte Fach- und Führungskräfte aus der Immobilienwirtschaft zum Thema: „Wie viel Agilität verträgt die Immobilienwirtschaft?“ Das Ergebnis: Agiles Arbeiten ist in vielen Wohnungsunternehmen noch nicht angekommen.
Zugegeben – das war im Jahr 2018. Seitdem sind fast drei Jahre vergangen und eine Pandemie hat die Welt verändert. Die coronagetriebene Digitalisierung machte auch vor der Wohnungswirtschaft nicht halt. Mobiles Arbeiten wurde normal, Meetings wurden digital, flexibles Reagieren auf sich immer wieder verändernde Rahmendbedingungen war und ist unvermeidlich.
Hinzu kommt, dass in vielen Wohnungsunternehmen gerade ein Generationswechsel ansteht. Personalverantwortliche beklagen, dass sie keine guten Kräfte finden und das Image der Branche auf junge Leute nicht besonders anziehend wirkt. Traditionelle Strukturen erweisen sich hier als echter Hemmschuh, denn gute Bewerberinnen und Bewerber wollen Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten, mit anderen Worten: ein agiles Arbeitsumfeld.
Wir bei Telesense haben darauf reagiert und agile Workshops und Trainings entwickelt, die speziell auf die Wohnungswirtschaft zugeschnitten sind. In den interaktiven Formaten erfahren Sie, was Sie für motivierte Mitarbeiter tun können oder wie Sie agile Frameworks wie Design Thinking, Scrum oder Kanban ganz konkret für Ihre Vermietung nutzen können.
Um unser Angebot noch besser auf Ihren Bedarf zuzuschneiden, möchten wir wissen, was Sie über Agiles Arbeiten denken und welche Erfahrungen Sie bereits gemacht haben. Dafür haben wir einen kleinen Fragebogen konzipiert. Die Beantwortung dauert nur ein paar Minuten. Sie Sie dabei? Dann bedanken wir uns herzlich fürs Mitmachen: https://lamapoll.de/Agiles_Arbeiten
Wir sind gespannt auf die Ergebnisse und werden an dieser Stelle darüber berichten.
Crafted with passion by Telesense in Berlin, Germany 
