Die Studie „KI in der Wohnungswirtschaft: Status 2026“ am 12. Oktober veröffentlicht von der VdW Bayern Digital Solutions liefert spannende Einblicke auf Basis der Antworten von 296 Wohnungsunternehmen aus Deutschland.
Ein zentrales Hemmnis: 42 % nennen „fehlendes Know-how bei den Mitarbeitenden“ als wesentliche Hürde. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dann hier ein Vorschlag, wie Sie den Aufbau von KI-Know-how zusammen mit den Themen Kosten senken, Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Produktivität niederschwellig angehen können:
Verbinden Sie den Einstieg in KI doch einfach mit einem Thema, das ausnahmslos alle motiviert: Wie befreien wir uns von nervigen Aufgaben und machen unsere Arbeit einfacher? Am besten, indem Mitarbeitende KI an der Aufgabe ausprobieren, wie Arbeit produktiver gestaltet werden kann.
Veranstalten Sie einen Teamtag für alle. Oder neudeutsch „Hackathon“. Das Thema: „Zu viel zu tun? Was kann weg?“.
An diesem Tag – in der Wohnungswirtschaft eignet sich dafür der Freitag bestens, dann sind alle ganz schnell und schon mittags fertig – beschäftigen sich alle mit den Aufgaben, die ihnen regelmäßig Zeit und Nerven rauben. Während des Workshops können bei allen Schritten immer wieder KI-Tools eingesetzt werden, so dass alle direkt eine positive Wirkung erleben und selbst ausprobieren können.
So geht’s: Jede Abteilung startet mit den gleichen Fragen: Was sind bei uns die Aufgaben, die einfach keiner mag und uns regelmäßig viel Zeit rauben? Wo gibt es viele Beschwerden? Was benötigt viel Führungsaufwand?
Schritt 1: Sammeln. Priorisieren.
Schritt 2: Analyse und Ideensammlung für die Aufgabe mit der höchsten Priorität: Warum entsteht sie überhaupt? Wie könnte sie wegfallen? Denn die produktivste Tätigkeit ist schließlich die, die gar nicht erst anfällt. Falls sie notwendig ist: Können wir sie zusammen vereinfachen und gemeinsame Standards schaffen?
Schritt 3: Prüfen, welche Schritte eine KI übernehmen könnte.
Am Ende hat jedes Team mindestens eine konkrete Verbesserung auf den Weg gebracht. Und Sie haben gleich mehrere Dinge erreicht:
Falls Sie Unterstützung brauchen – gerne moderieren wir den Tag und bauen KI-Tools direkt in die Workshops ein. Mitarbeitende schlagen selbst vor, welche nervigen, repetitiven Aufgaben sie gerne abgeben würden, und probieren spielerisch aus, wie KI dabei helfen kann. Das schafft Aha-Erlebnisse, hilft, Ängste und Blockaden abzubauen und schafft definitiv Motivation für künftigen KI-Einsatz. Unsere Stärke ist es, Ihr Team auf diesem Weg der Veränderung mitzunehmen.
Wollen wir zusammen über mehr KI in Ihrem Unternehmen sprechen? Ich freue mich auf Ihre Nachricht!
Ihre
Natascha Zorn
Als wir 2008 anfingen, mehr und mehr mit der Wohnungswirtschaft zu arbeiten, war es uns zunächst ein großes Rätsel, warum Produktivität einfach kein Thema für unsere Kunden war. Warum war hier der Druck, die eigene Arbeitsweise regelmäßig auf Aufwand und Kosten zu prüfen, so erheblich geringer als in allen anderen Branchen, die wir kannten? Bis wir über 10-Jahrespläne aufgeklärt wurden und verstanden: Einnahmen, Kosten und Bestände waren vergleichsweise gut planbar.
Das hat sich jetzt geändert. Kostensenken, Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Produktivität sind Begriffe, die wir dieses Jahr immer und immer wieder von unseren Kunden hören. Nachvollziehbar, denn bei den Mieten setzen Markt und Politik Grenzen nach oben. Auf der Kostenseite drücken Baupreise, Zinsen und Tarifabschlüsse von unten.
Der wirtschaftliche Spielraum dazwischen wird immer enger. Je enger dieser Spielraum wird, umso wichtiger wird das, was Wohnungsunternehmen selbst in der Hand haben: ihre eigene Produktivität. Denn Baupreise können sie nicht beeinflussen. Wie wirtschaftlich sie vermieten, verwalten und bauen hingegen schon.
Was durch produktiveres Arbeiten eingespart wird, mag neben den Millioneninvestitionen im Baubereich klein erscheinen. Doch da Aufgaben und externe Anforderungen stetig wachsen, wird es wichtiger, mit vorhandenem Personal mehr zu bewältigen. So lassen sich zusätzliche Kosten vermeiden, auch wenn die Personalkosten zunächst gleich bleiben.
Wer weniger Zeit mit doppelter Datenerfassung im ERP, Rückfragen zu Reparaturaufträgen oder der Suche nach Objekt- und Mietvertragsdaten verbringt, hat mehr Zeit für die eigentliche Bewirtschaftung. Und umständliche Abläufe kosten oft mehr als Arbeitszeit: Fehlen beim Mieterwechsel zwischen Wohnungsabnahme, Instandsetzung und Vermietung Informationen, steigen Leerstandszeiten und sorgen für vermeidbare Mietausfälle. Werden Schadensmeldungen unvollständig weitergereicht, verzögern sich Reparaturen. Müssen für eine Baustellenentscheidung erst drei Leute ihre eigenen Listen abgleichen, kommen Bauvorhaben nicht voran.
Währenddessen kommen zum Tagesgeschäft ständig neue Aufgaben von außen hinzu: KI-Anwendungen, eine ERP-Umstellung, neue gesetzliche Vorgaben, die Umsetzung des Klimapfads. Sie landen bei denselben Menschen, deren Schreibtischen ohnehin schon übervoll sind. Und Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass auch diese Zusatzaufgaben erledigt werden.
Wenn wir unnötige Arbeit abschaffen, Abläufe vereinfachen und wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren, schaffen wir Kapazitäten. Dann können Beschäftigte neben dem Tagesgeschäft zusätzliche Projekte voranbringen. Führungskräfte müssen weniger Rückstände auffangen, mit weniger Emotionen umgehen und weniger Druck machen. So steigen Ressourcen für ein höhere Aufgabenvolumen, ohne dass Personal- und Führungsaufwand im gleichen Maß mitwachsen. Auch so entsteht wirtschaftlicher Spielraum.
Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wo macht uns unsere Arbeitsweise unnötig viel Arbeit? Und wo entstehen dadurch Kosten oder Verzögerungen, die wir uns immer weniger leisten können?
Gerne unterstützen wir Sie, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Werfen Sie dazu einen ersten Blick in unseren Leitfaden „produktiv arbeiten“ oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.
„Was macht Ihr da eigentlich, so als Berater für Wohnungsunternehmen?“
Eine gute Frage. Ich kriege sie nicht nur privat gern mal gestellt.
Die kurze Antwort lautet: Wir bringen die Wohnungswirtschaft in Bewegung.
Das klingt vielleicht ein bisschen vermessen und ein bisschen kryptisch. Aber letzten Endes ist es genau das.
Wenn wir einen Strategieprozess begleiten oder Transformationsprojekte mit unseren Kunden umsetzen, wenn wir an Prozesse rangehen oder Menschen motivieren, Veränderung zu wagen, dann bringen wir Bewegung in das Unternehmen. Oder anders formuliert: Wir schaffen es, dass Strategien nicht nur beschlossen werden, sondern sich im Unternehmen tatsächlich etwas verändert.
In den nächsten Wochen zeige ich Ihnen hier ganz konkret, wie wir das anstellen und was unsere Kunden dazu sagen.
Und nun genug der Vorrede. Den Auftakt macht Folge 1 am Mittwoch vor Himmelfahrt. Bis dahin!
„DigiWoh-Online-Event – KI-Schreibassistent WAI im Einsatz in der Mieterkommunikation bei der fluwog Nordmark eG“
Dieses Online-Event wird vom digialen Kompetenzzentrum DigiWoh des GDW veranstaltet.
Die fluwog aus Hamburg-Barmbeck gibt exklusive Einblicke, wie sie den KI-Schreibassistenten WAI der Telesense erfolgreich in ihre E-Mail-Kommunikation integriert hat – und welche spürbaren Entlastungen dadurch für Mitarbeitenden und Mietern entstanden sind.
Wir von Telesense sind als Entwicklungspartner dabei. Das Team der flowog berichtet aus der Praxis:
■ Wie aus den Anforderungen der fluwog ein praxiserprobtes Tool wurde
■ Welche technischen und organisatorischen Schritte den erfolgreichen Einsatz von WAI ermöglicht haben
■ Wo WAI den größten Mehrwert im Alltag bringt
Termin: Dienstag, 2. September 2025, 10:00 Uhr
Ort: Online über die Plattform der DigiWoh
Warum teilnehmen?
Dieses Event bietet Führungskräften und Entscheidern aus der Wohnungswirtschaft konkrete Einblicke, wie ein KI-gestützter Schreibassistent E-Mails korrekt auf Basis des individuellen Mietvertrags und anhand von unternehmensspezifischen Vorgaben und Sprachstil beantwortet – und so Zeit für das Wesentliche schafft.
Hinweis:
Die Veranstaltung wird von der DigiWoh organisiert. Die Teilnahme ist kostenlos. Anmeldung und Zugang erfolgen über die DigiWoh-Plattform.
>Hier kostenlos anmelden mit Zugangscode 572745
Und weiter geht die Weiterentwicklung.
Unseren digitalen E-Mail-Assistenten WAI lernen wir immer weiter an.
Nah dran an der Praxis.
Was WAI jetzt neu kann:
👉 Er erkennt automatisch, welche Informationen in einer E-Mail schon vorhanden sind.
👉 Er fragt gezielt nach, was noch fehlt. Ganz autonom.
👉 Und er erkennt Zahlendreher oder Rechtschreibfehler und vervollständigt fehlende Angaben
Künstliche Intelligenz muss vor allem eines: den Alltag erleichtern.
Deshalb entwickeln wir unsere KI-Assistenten in Co-Creation,
gemeinsam mit Anwenderinnen und Anwendern,
orientiert an echten Bedürfnissen aus dem Arbeitsalltag.
WAI liest Mails,
erkennt den Stand
und reagiert passend.
Das spart Zeit,
vermeidet doppelte Nachfragen
und macht den Kontakt einfacher.
🎯 Für Mieterinnen und Mieter verständlich.
🎯 Für Mitarbeitende entlastend.
🎯 Für alle Beteiligten ein Fortschritt.
Und das Beste:
Der Assistent lernt immer weiter dazu.
Mit jeder Neuerung wird er hilfreicher.
Ein Stück mehr Alltagstool als Zukunftsversprechen.
Könnte WAI auch Ihre Mieter-E-Mail-Kommunikation vereinfachen?
👍 Wir sind sicher! Sprechen Sie uns an!
Uns erreichen viele Anfragen zur KI. Und doch sind Viele von Ihnen noch zurückhaltend und äußern Bedenken… „Wie werden unsere Mieter darauf reagieren? Versteht die KI unsere Mieter mit Akzent? Was werden unsere Mitarbeitenden dazu sagen? Wie gut sind die Notizen?“
Da können wir Ihnen natürlich viel erzählen, wie positiv unsere KI bei den Kunden, Mitarbeitenden und Mietern ankommt, wo sie schon im Einsatz ist. Doch ob das Ihre Sorgen reduziert…?
Das hat uns zum Nachdenken gebracht – wie können wir Ihnen den Weg ebnen?
Gibt es eine „ungefährliche“ und niederschwellige Art, KI in der Praxis zu erleben?
Herausgekommen ist folgende Sommeraktion:
Probieren Sie KI doch einfach mal auf nur einem einzigen Apparat aus.
Und zwar unseren „kleinsten“ KI-Bot „MAI“ – den digitalen Anrufbeantworter. MAI hört sich das Anliegen der Anrufer an und fragt im natürlichem Dialog alles noch Fehlende ab, was Sie für einen Rückruf wissen wollen, bis alles vorliegt. Dann schreibt MAI eine strukturierte und sinnvolle Zusammenfassung. Die Einrichtung geht super fix, so dass MAI innerhalb von einem Tag einsatzbereit ist.
Und weil wir ja schon wissen, dass Ihnen unsere KI gefallen wird, Ihre Mieter damit zurecht kommen und Ihre Mitarbeitenden sich über die Entlastung freuen werden, gibt es jetzt für unsere Bestandskunden folgende Aktion:
Den ersten drei Kunden, die sich auf diesen Post melden und testen wollen, stellen wir MAI für drei Monate komplett kostenfrei zur Verfügung. Keine Einrichtungsgebühr, keine Call-Kosten.
Na, was sagen Sie dazu? Wir sind gespannt und freuen uns auf Ihre Rückmeldung!
„Müssen wir jetzt irgendwas mit KI machen?!“
Diesen Satz hören wir zurzeit regelmäßig von unseren Kunden in der Wohnungswirtschaft. Manche Unternehmen nutzen bereits Tools wie ChatGPT oder Copilot. Doch KI hat viel mehr Potential, Kernprozesse zu optimieren.
In den Führungsteams stehen Fragen im Raum wie:
🔺Was ist Hype – und was bringt uns echten Mehrwert?
🔺Sollten wir nicht erstmal abwarten?
🔺Wo sind unsere Grenzen und Gefahren?
🔺Wie vermeiden wir Aktionismus und gehen strukturiert vor?
Was vielen Führungsteams dabei fehlt? Eine gemeinsame Richtung.
Genau hier setzt unser KI-Zukunftstag an.
Statt Einzellösungen und Entscheidungshemmung schaffen wir einen klaren, strategischen Rahmen für geschlossene Entscheidungen in Form einer KI-Roadmap.
Im Workshop erarbeiten Sie:
🔹Eine fundierte Entscheidungsgrundlage, wie Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen angehen wollen
🔹Ein gemeinsames Verständnis und eine einheitliche Sprache zum Thema KI im Führungsteam
🔹Konkrete, auf Ihre Prozesse zugeschnittene und bewertete Anwendungsfälle und
🔹Einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung in den nächsten 12-24 Monaten.
Ihr Ergebnis: Mehr Orientierung. Gemeinsames Agieren. Klarer Kurs. Kluge Investitionen.
Wo steht Ihr Unternehmen aktuell beim Thema KI? Teilen Sie Ihre Erfahrungen – Natascha Zorn freut sich auf den Austausch!
Sie kennen unsere Telefon-KI TAI als clevere Unterstützung bei Vermietungsgesprächen. Doch TAI entwickelt sich stetig weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an zwei neuen Modulen, die Ihren Arbeitsalltag in der Mieterkommunikation spürbar erleichtern werden. Diese Erweiterungen entstehen übrigens nicht im stillen Kämmerlein, sondern in einer Co-Creation-Partnerschaft mit einem innovativen Wohnungsunternehmen aus Bochum. So stellen wir wieder sicher, dass die neuen Funktionen von Anfang an auf die realen Anforderungen und Abläufe in der Praxis zugeschnitten sind.
1. Die intelligente, freundliche und immer erreichbare Telefonzentrale
„Ja hallo, der Kasper über mir macht schon wieder die ganze Nacht Krach!“ TAI nimmt auch solche Anrufe freundlich entgegen und findet beruhigende Worte für die Situation. Wie eine menschliche Kollegin – kein steifer Anrufbeantworter – fragt TAI konkreter nach und findet gleichzeitig heraus, wer anruft, welche Wohnung betroffen ist und kann das präzensierte Anliegen direkt der richtigen Ansprechperson in Ihrem Haus zuzuordnen und den Anrufer verbinden. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen korrekt durchgestellt werden und keine unnötigen Umwege entstehen. Sind die Zuständigen gerade nicht erreichbar, fasst TAI das Gespräch strukturiert zusammen und stellt die Information digital bereit, als Eintrag im ERP oder per E-Mail. So ist Ihr Unternehmen optimal erreichbar, unabhängig davon, ob Ihre Leitungen besetzt sind oder Mitarbeitende außer Haus. Es geht kein Anliegen verloren und Ihr Team kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: das Lösen des eigentlichen Anliegen.
Ihr Nutzen: Lückenlose Erreichbarkeit und präzises Durchstellen
2. Die KI-Schadenshotline: Immer erreichbar, präzise, automatisierte Aufträge und Mieterzwischeninfos
„Aaaaalso, wegen meiner Wohnung in der Hauptstraße… da rinnt schon wieder Wasser!“ Solche Meldungen wird TAI nicht nur empathisch entgegennehmen, sondern auch im Dialog die Dringlichkeit einschätzen. In diesem Fall findet sie heraus, dass das Problem eine Heizung ist, die zwar langsam tropft, aber nicht komplett ausläuft. Und kategorisiert den Fall gemäß individueller Notfalldefinition Ihres Hauses als Schaden, nicht als Notfall.
TAI klärt mit den Anrufenden die Meldungen so lange, bis sie den Fall so präzise dokumentieren kann, dass er nachvollziehbar und aussagekräftig für Ihr Team und Ihre Dienstleister ist. Zusätzlich werden Mieterdaten abgeglichen und alle nötigen Angaben abgefragt, so dass direkt ein Auftrag in Ihrem System (z.B. Immo-Office) angelegt wird. Der Zwischenschritt, dass Ihre Mitarbeitenden eine Anrufnotiz lesen und dann manuell einen Auftrag erstellen, kann somit entfallen. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch kurz den fertigen Vorgang, geben ihn frei, und schon ist der Handwerksbetrieb informiert. Selbstverständlich wird bei echten Notfällen weiterhin direkt an einen Menschen durchgestellt.
Darüber hinaus kann TAI zwei weitere wichtige Aufgaben übernehmen, um den Service für Ihre Mieter zu verbessern und Prozesse zu automatisieren: Zum einen kann TAI Ihre Mieter automatisiert über wichtige Fortschritte bei der Bearbeitung ihres gemeldeten Schadens informieren, beispielsweise per SMS, sobald ein Handwerksbetrieb beauftragt und der Auftrag angenommen wurde. Zum anderen kann TAI Anrufer nach einer kurzen Identitätsprüfung jederzeit Auskunft zum aktuellen Stand der Schadensbearbeitung erteilen, sodass unnötige Folgeanrufe bei Ihren Fachkräften vermieden werden.
Ihr Nutzen: Schadensmeldungen präzise erfassen, die Bearbeitung beschleunigen und Mieter besser informieren
Sind Sie neugierig, wie Ihre Mieterkommunikation von diesen neuen TAI-Funktionen profitieren könnte? Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Ansprechpartner für unser KI-Lösungen für die Mieterkommunikation ist Dirk Gawlitza.
Wenn von Digitalisierung die Rede ist, dann kommt man schnell auf Agiles Arbeiten zu sprechen. Warum? Weil die digitalen Kommunikationskanäle eine neue Geschwindigkeit vorgeben. Weil immer leistungsstärkere und komplexere Software ein anderes Arbeiten erfordert. Dienst nach Vorschrift hat ausgedient. Immer dieselben Prozesse durchexerzieren, das können Maschinen heute besser. Und von der Lehre bis zur Rente mehr oder weniger dasselbe zu machen – das genügt heute nicht mehr. Die digitalisierte Wirtschaft braucht Menschen, die Eigeninitiative entwickeln, Verantwortung übernehmen und nicht das eigene Ego, sondern die Kunden in den Mittelpunkt stellen – kurzum: agiles Arbeiten.
Doch in der Wohnungswirtschaft gibt es dazu noch wenig Ansätze. „Lieber auoritär als agil“ fasst izjobs das Ergebnis einer Studie des Competence Center Process Management Real Estate (CC PMRE) zusammen mit der HTW Berlin und cctm real estate & infrastructure zusammen. Die Studie befragte Fach- und Führungskräfte aus der Immobilienwirtschaft zum Thema: „Wie viel Agilität verträgt die Immobilienwirtschaft?“ Das Ergebnis: Agiles Arbeiten ist in vielen Wohnungsunternehmen noch nicht angekommen.
Zugegeben – das war im Jahr 2018. Seitdem sind fast drei Jahre vergangen und eine Pandemie hat die Welt verändert. Die coronagetriebene Digitalisierung machte auch vor der Wohnungswirtschaft nicht halt. Mobiles Arbeiten wurde normal, Meetings wurden digital, flexibles Reagieren auf sich immer wieder verändernde Rahmendbedingungen war und ist unvermeidlich.
Hinzu kommt, dass in vielen Wohnungsunternehmen gerade ein Generationswechsel ansteht. Personalverantwortliche beklagen, dass sie keine guten Kräfte finden und das Image der Branche auf junge Leute nicht besonders anziehend wirkt. Traditionelle Strukturen erweisen sich hier als echter Hemmschuh, denn gute Bewerberinnen und Bewerber wollen Verantwortung, Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten, mit anderen Worten: ein agiles Arbeitsumfeld.
Wir bei Telesense haben darauf reagiert und agile Workshops und Trainings entwickelt, die speziell auf die Wohnungswirtschaft zugeschnitten sind. In den interaktiven Formaten erfahren Sie, was Sie für motivierte Mitarbeiter tun können oder wie Sie agile Frameworks wie Design Thinking, Scrum oder Kanban ganz konkret für Ihre Vermietung nutzen können.
Um unser Angebot noch besser auf Ihren Bedarf zuzuschneiden, möchten wir wissen, was Sie über Agiles Arbeiten denken und welche Erfahrungen Sie bereits gemacht haben. Dafür haben wir einen kleinen Fragebogen konzipiert. Die Beantwortung dauert nur ein paar Minuten. Sie Sie dabei? Dann bedanken wir uns herzlich fürs Mitmachen: https://lamapoll.de/Agiles_Arbeiten
Wir sind gespannt auf die Ergebnisse und werden an dieser Stelle darüber berichten.
Die Telesense Kommunikation GmbH hat jahrelange Erfahrungen in der Digitalisierungsberatung. Ihre Experten haben schon viele Unternehmen der Wohnungswirtschaft fit gemacht für die digitale Zukunft. So auch Gerald Kunzmann. „Nicht wenige Geschäftsführer denken, dass es ausreicht, ein paar zusätzliche Computer zu kaufen“, erklärt der Fachmann.
Dass Digitalisierung allein etwas mit Technik zu tun hat, ist für ihn ein gefährlicher Mythos. „Digitalisierung ist hauptsächlich eine Frage der sich wandelnden Unternehmenskultur. Das zeigt sich derzeit in der Corona-Krise sehr deutlich. Digitalisierung steht und fällt mit der Akzeptanz der Beschäftigten“, so der Telesense-Experte. „Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden einfach so ins Home-Office geschickt und merken jetzt deutlich, wie digital ihr Unternehmen in der Realität wirklich ist.“
Manche Chefs benutzen die aus dem Privaten bekannten Skype oder WhatsApp, um mit ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren. Doch davon rät Gerald Kunzmann ab: „Es gibt auf dem Markt mittlerweile eine große Anzahl von viel besseren Tools zum Arbeiten und Kommunizieren in virtuellen Teams. Die Auswahl hängt vor allem von den Arbeitsprozessen im Team ab. Dabei sollte sich ein Unternehmen immer von einem neutralen Experten beraten lassen.“
Aber noch auf einer anderen Ebene kann es zu Problemen kommen. „Es gibt Teammitglieder, die vertragen die Isolation des Home-Office überhaupt nicht. Sie brauchen den informellen Austausch in der Teeküche oder am Drucker mit Kollegen. Im besten Fall sinkt nur die Motivation dieser Mitarbeitenden, im schlimmsten Fall fällt der Beschäftigte ganz aus- aus unterschiedlichen Gründen“, weiß Experte Kunzmann. Er empfiehlt, virtuelle Kaffeerunden einzurichten oder auch virtuelle Mittagspausen, die die Kommunikation der Teammitglieder untereinander fördern. Mehr Informationen von dem Digitalisierung-Experten der Telesense gibt es unter 030/275890.
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