Neustrukturierung von Empfang und Mieterservice

Welches Wohnungsunternehmen, welche Genossenschaft kennt das nicht: Der Service ist aus Sicht der Mieter schlecht erreichbar. Trotzdem fühlen sich die Mitarbeiter überlastet, weil dauernd das Telefon klingelt. Störungsfreies Arbeiten wäre dringend mal nötig, aber wie?

Weil die Hennigsdorfer Wohnungsbaugesellschaft eine Lösung für dieses Dilemma finden wollte, beauftragte sie Natascha Gawlitza-Zorn, Beraterin und Mitglied der Geschäftsleitung der Telesense Kommunikation GmbH, eine Umstrukturierung zu begleiten und zu moderieren. Wie der Prozess ablief und was dabei herauskam, darüber berichtet Holger Schaffranke (HS), Geschäftsführer der Hennigsdorfer Wohnungsbaugesellschaft mbH.

Holger Schaffranke, Geschäftsführer der Hennigsdorfer Wohnungsbaugesellschaft mbH.
Foto: HWB

Wie viele Anfragen beantwortet ihr Empfang/Mieterservice in etwa täglich?

Holger Schaffranke: Normalerweise haben wir 50-60 Anfragen per Telefon pro Tag. Das kann aber schnell mal sehr viel mehr werden. Zum Beispiel hatten wir im September diesen Jahres einen Feuerteufel, der fünf Brände auslöste und es erforderlich machte, dass eine Reihe von Mietern extern untergebracht werden mussten. Da stand der Service unter erheblichem Druck. Auch wenn das ein sehr seltenes und hoffentlich einmaliges Ereignis war, kommt es doch immer wieder vor, dass aktuelle Ereignisse on top zur alltäglichen Belastung kommen. Das sorgt dann durchaus für Stress bei den Mitarbeitern.

Hat die Pandemie Ihren Mieterservice verändert?

HS: Wir haben seit Corona keine Sprechzeiten mehr. Man bekommt daher auch in der Woche immer einen Termin, außer mittwochs, dann versuchen wir die Mitarbeiter vom Alltagsgeschäft freizuhalten. Seitens der Kunden stellen wir fest, dass die Besucher und Anrufe seit der Pandemie weniger wurden und verstärkt andere Kanäle genutzt wurden. Insgesamt stellen wir fest, dass sich die Vermietungsanfragen seit Corona auf E-Mail verschieben.

Was haben Sie sich von der Umstrukturierung Ihres Mieterservices erhofft?

HS: Der Servicebereich spielt bei uns eine große Rolle. Deshalb sollten die Servicemitarbeiterinnen einfache Anliegen der Mieter selbst lösen können. Bei komplexeren Anliegen sollten alle relevanten Informationen digital erfasst und an den technischen Bereich oder an den Mieterservice weitergeleitet werden. Dabei hilft uns, dass die Grunddaten über IVM schon vorhanden sind und so der komplette Fall an die Kollegen vom Mieterservice und vom technischen Gebäudemanagement übergeben werden kann.

Foto: HWB

Wie sah die Unterstützung durch die Telesense aus?

HS: Frau Gawlitza-Zorn hat mit uns herausgearbeitet, was es für eine personelle und organisatorische Besetzung braucht und welche Prozesse wir ändern müssen, um unser Ziel zu erreichen. Dazu hat sie mit den Mitarbeitern die verschiedenen kommunikativen Prozesse identifiziert und dann mit ihnen erarbeitet, wie die sich besser gestalten lassen. Am Ende waren es 95 Vorschläge, die der Geschäftsführung vorlagen und von denen wir die meisten umgesetzt haben.

Was haben Sie konkret geändert?

HS: Wir wollen den Empfang jetzt durchgängig doppelt besetzen und haben eine zusätzliche Sekretariatsstelle für die Geschäftsführung geschaffen. Zudem wurden der Empfang und der Servicebereich komplett digitalisiert inklusive der Workflows, die die Mitarbeiter bearbeiten. Konkret bedeutet das, dass sämtliche Informationen am Empfangscounter zur Verfügung stehen. Die Kolleginnen werden gerade darin geschult, in dem neuen ERP-System zu arbeiten. Da unser Outlook und Telefonsystem komplett am ERP-System angebunden sind, lässt sich von der Mietschuld bis hin zur Schadensmeldung alles sofort abrufen. Auch viele Telefonate, die sonst direkt bei den Verwaltern oder beim Technischen Gebäudemanagement gelandet sind, werden in Zukunft am Empfang landen. Das bedeutet in der Konsequenz dann auch, dass der Empfang für die Mitarbeiter in den Fachabteilungen Termine macht.

Was haben die Mieter von diesen Maßnahmen?

HS: Die Mieter sparen Zeit und Nerven, weil ihre Anliegen am Empfang sofort beantwortet oder digitalisiert weitergegeben werden. Gleichzeitig eröffnen sich für die Mitarbeiter im technischen Bereich und in der Vermietung Freiräume, die sie für Gespräche mit den Mietern nach Terminvereinbarung nutzen können. Wir können uns auch über Skype mit Mietern direkt unterhalten und Termine machen. Bei Schadensmeldungen haben wir ein Tool, über das wir und unsere Mieter digital nachvollziehen können, wie weit der Abarbeitungsprozess vorangeschritten ist. Leider sind wir aufgrund personeller Engpässe noch nicht da, wo wir sein wollen. So wird sich die Einrichtung des zweiten Arbeitsplatzes im Empfang auf Frühjahr verschieben – doch wir bleiben auf Schiene.

Wem würden Sie so eine Umstrukturierung des Mieterservices, wie Sie sie mit der Telesense gemacht haben, empfehlen?

Ich empfehle das allen Unternehmen, die auch in schwierig gewordenen Zeiten einen professionellen Mieterservice bieten wollen. Wir erleben ja eine veränderte Kommunikationskultur: Es gibt eine zunehmende Anzahl von Menschen, die einfach nur ihren Frust loswerden wollen und auch die Angriffe über soziale Medien nehmen zu. Dem können Sie nur mit einem professionellen Service und funktionierenden Prozessen begegnen. Sie verbessern ja allein schon dadurch die Kommunikation, indem Sie erreichbar sind. Wenn Mieter sofort einen freundlichen und kompetenten Ansprechpartner erreichen, der sich ihrem Anliegen annimmt, baut sich Frust gar nicht erst auf.

Vielen Dank für das inspirierende Beispiel und viel Erfolg weiterhin!



„Jeder muss sich die Frage stellen, wie er nach außen wirkt!“

Wie die Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG das Mystery Shopping nutzte, um sich noch serviceorientierter, effizienter und digitaler aufzustellen.

Immer mehr Wohnungsunternehmen nutzen Mystery Shopping, um ihre Vermietungsquote zu steigern, ihre Prozesse zu verbessern oder sich mit ihren Wettbewerbern zu vergleichen. Eine davon ist die Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG. Sie ließ letztes Jahr ihren Kundenservice in Vermietung und Sparbereich durch die Telesense Kommunikation GmbH testen. Welche Erkenntnisse sie daraus gezogen hat, verrät Iris Hippauf, Vorständin der Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG im Gespräch mit Natascha Gawlitza-Zorn.

Natascha Gawlitza-Zorn (NGZ): Aus meiner Sicht ist die Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG sehr gut aufgestellt. Sie haben Ihre Prozesse digitalisiert und müssen sich über Leerstand keine Gedanken machen. Warum haben Sie uns 2020 dennoch mit einer umfassenden Mystery Shopping Studie beauftragt?

Porträt Iris Hippauf
Iris Hippauf, Vorständin der „Carl Zeiss“ eG in Jena

Iris Hippauf (IH): Kundenservice wird bei uns ganz großgeschrieben, deshalb wollten wir wissen, wie sich unser Vermietungsprozess aus Kundensicht gestaltet. Ich denke, jeder muss sich die Frage stellen, wie er nach außen wirkt, weil wir ja auch wissen, dass wir aus der Innenperspektive kein vollständiges Bild haben.

Mit wenig Aufwand viel bewirken

NGZ: Wie war es für Sie, die Ergebnisse präsentiert zu bekommen?

IH: Wir hatten gemischte Gefühle vor der Präsentation – es war ja das erste Mal für uns. Erfreulicherweise hat das Management Team und der Betriebsrat die Präsentation sehr positiv aufgenommen. Auch die Verbesserungsvorschläge waren hilfreich. Wir haben zahlreiche Stellschrauben identifiziert, wo wir mit wenig Aufwand viel bewirken können. Anschließend wurden die Ergebnisse den ‚getesteten‘ Mitarbeitern präsentiert. Das ist ebenfalls sehr gut angekommen. Ich empfand es als sehr wertschätzend, wie dies gestaltet wurde. Die Mitarbeiter wurden mitgenommen und gingen motiviert aus der Veranstaltung.

NGZ: Was hatten Sie bereits vermutet und was hat Sie an den Ergebnissen der Mystery Shopping Studie am meisten überrascht?

IH: Ich hatte vermutet, dass unsere telefonische Erreichbarkeit besser werden muss. Dazu gab es auch schon Kundenhinweise vorab, die haben sich bestätigt. Auf der anderen Seite: Da Kunden selten loben, fand ich das Herausarbeiten unserer Stärken sehr erfreulich. Auch bei den Mitarbeitern kam das positive Feedback gut an.

NGZ: Wir haben auf drei Kanälen getestet: E-Mail, Telefon und Besuche vor Ort. Welche unterschiedlichen Erkenntnisse haben Sie für die drei Bereiche gewinnen können?

IH: Bei der Telefonie haben wir den dringendsten Handlungsbedarf bei der Erreichbarkeit. Hier haben wir gesehen, wie wir mit einfachen Mitteln viel erreichen können. Damit meine ich zum Beispiel ein besseres internes Routing, um das vorhandene Personal gezielt zu nutzen. Auf der Website können wir noch besser informieren, damit die (potenziellen) Kunden in Standardfällen gar nicht zum Telefonhörer greifen müssen. Dafür haben wir dann mehr Zeit für die Fälle mit Gesprächsbedarf. Unseren Vermietungsprozess haben wir in Teilen bereits digitalisiert. Das wollen wir verstärken, um noch effizienter zu werden und noch besseren Service sicherzustellen. Da sind wir schon sehr weit, aber noch nicht am Ende.

Teams stärker einbeziehen

NGZ: Zu welchen konkreten Änderungen haben die Ergebnisse der Mystery Shopping Studie geführt?

IH: Wir haben gemerkt, dass wir über Projekte und Projektstände im Unternehmen stärker kommunizieren müssen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind und sich mitgenommen fühlen. Das war ein wichtiges Feedback, das wir gleich umsetzen konnten. 

Unsere größte Änderung war, dass wir sofort eine Projektgruppe für ein internes Call-Center gebildet haben, um die Erreichbarkeit und den Service, die Sofortlösungsquote und das konzentrierte Abarbeiten in den Fachabteilungen zu stärken. Damit erhöhen wir einerseits unsere Schnelligkeit, mit der wir die Kundenanfragen beantworten. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität und die Mitarbeiterzufriedenheit. Schließlich führen zufriedenere Kunden zu angenehmeren Kundenkontakten und damit auch zu zufriedeneren Mitarbeitern.

Feedback tut gut: Führungkräfte der Wohnungsgenosseschaft „Carl Zeiss“ eG bei der Präsentation der Mystery Shoppping Studie

NGZ: Wie sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mitziehen?

IH: Für uns war klar, dass wir die Erkenntnisse aus dem Mystery Shopping nur gemeinsam umsetzen können. Die Mitarbeiter haben die Ergebnisse ja nicht einfach nur präsentiert bekommen. Sie haben Lösungen erarbeitet und waren auch bei der Umsetzung miteingebunden. Dass wir die Projektarbeit so stark auf Mitarbeiterebene delegieren, ist neu und hat sich als sehr erfolgreich erwiesen. Aus dieser Erfahrung nehmen wir für die Zukunft mit: Wenn wir Prozesse optimieren oder auch etablierte Abläufe überprüfen, dann machen wir das in Zukunft intensiver mit den Mitarbeitern zusammen. Die Mitarbeiter sind die Spezialisten in ihrem Bereich und haben tolle Ideen, die wir in Zukunft verstärkt nutzen werden.

NGZ: Das möchte ich Ihnen gerne auch nochmal zurückspiegeln: Es hat mich sehr beeindruckt, wie professionell, produktiv und lösungsorientiert Ihre Projektgruppe gearbeitet hat.

IH: Ja, das war sehr erfolgreich und wir wollen das Mystery Shopping in Zukunft unbedingt wiederholen.

NGZ (lacht): Sehr gerne! Wem würden Sie eine Mystery Shopping Studie empfehlen?

IH: Eigentlich jedem. Auch Behörden (lacht). Jedes Unternehmen hat Kundenkontakte und sollte wissen, wie es nach außen wirkt.

NGZ: Liebe Frau Hippauf, haben Sie herzlichen Dank.

Möchten Sie auch wissen, wie Sie Ihren Vermietungsprozess optimieren können? Dann melden Sie sich jetzt gern bei Natascha Gawlitza-Zorn, 030 275 89 137, E-Mail natascha.zorn (@) telesense.de 



Alles auf einen Klick – wie die WOGE Kiel eG mit ihrem Mieterportal den Service beschleunigt

Christine Plaß / August 16, 2021 /

Es ist 23.30 Uhr, als Luisa einfällt, dass sie ihre neue Waschmaschine nicht nur irgendwie in den 3. Stock bekommen muss, sondern auch eine Genehmigung von ihrem Vermieter braucht, um sie dort aufzustellen. Das hat versicherungstechnische Gründe und steht so auch in ihrem Nutzungsvertrag bei der WOGE Wohnungs-Genossenschaft
Kiel eG
, wenn Luisa sich richtig erinnert. Apropos erinnern: Dafür hat sie doch die WOGE App auf ihrem Handy. Ein paar Sekunden später hat sie via App direkt die Genehmigung beantragt.
 
Es ist 5.00 Uhr morgens als Luisas Großvater Manfred einfällt, dass er doch längst den tropfenden Wasserhahn melden wollte! Jetzt oder nie, bevor er es wieder vergisst. Es ist 5.05 Uhr, als es im Callcenter der Telesense Kommunikation klingelt und Carsten einen Anruf aus Kiel entgegennimmt. Was Luisa einfach schnell selbst erledigt hat, das macht Carsten von der Telesense für ihren Großvater. Er loggt sich über seinen speziellen Zugang ins Portal der WOGE ein, wählt die Rubrik der Schadenmeldungen und schreibt auf, was zu erledigen ist.
 
Als die Mitarbeiter der WOGE ihren Arbeitstag beginnen, warten bereits Luisas Genehmigungsanfrage und Manfreds Reparaturwunsch auf sie. Mit wenigen Klicks bereitet der zuständige Mitarbeiter die Genehmigung zum Versand vor. Die Schadenmeldung hat der Kollege des technischen Bestandsmanagements umgehend in einen Auftrag an eine Sanitärfirma umgewandelt. Auf Luisas Handy ploppt jetzt eine Benachrichtigung auf und bei Manfred klingelt das Telefon. Die Sanitärfirma will einen Termin vereinbaren.

„Wenn sich abends jemand beschwert, dann liegt das morgens direkt im digitalen Posteingang eines unserer Mitarbeiter. Und durch die Anbindung des Portals an das ERP-System ist jede Schadenmeldung und jede Betriebskostenabrechnung für Nutzer und Vermieter jederzeit einsehbar“, erklärt Christoph Schrapers, Immobilienkaufmann im Bereich der Unternehmensentwicklung und Organisation bei der WOGE.
 
Doch nicht nur bei der WOGE erleichtert das Mieterportal den Service. Auch die Agenten bei der Telesense, die die Anrufe der Nutzer entgegennehmen, arbeiten gern damit. „Das Mieterportal ist für unsere Agenten sehr benutzerfreundlich. Einmal erlernt, bietet es umfassende Möglichkeiten, den Anruf zu bearbeiten,“ sagt Fabian Schneider, Ansprechpartner Callcenter bei der Telesense. Für die Agenten ist es sehr befriedigend, wirklich helfen zu können und zu wissen, dass die hinterlegten Informationen zumeist innerhalb von 24 Stunden gesehen und bearbeitet werden.
 
Da die Zusammenarbeit zwischen Callcenter und der WOGE Kiel so gut funktioniert, soll sie in Zukunft fortlaufend ausgeweitet werden, um den Service aktuellen Anforderungen und Bedürfnissen anzupassen.
 
Größte Herausforderung liegt für die WOGE aktuell darin noch mehr Nutzer für das Mieterportal zu gewinnen. Noch nicht jeder weiß um die Vorteile, welche das Portal bietet. Deshalb weisen die Agenten der Telesense bei Schadenmeldungen gerne darauf hin, dass die Mieter ihre Fotos vom Schaden und weitere Anhänge gleich selbst im Mieterportal hochladen können und gewinnen so den einen oder anderen neuen Nutzer. Es braucht eben seine Zeit, bis der neue Service, der Ende 2020 ausgerollt wurde, bei allen Mitgliedern angekommen ist. Doch wer ihn nutzt, ist damit sehr zufrieden.
 



Immer Stress mit den Mietern?

Christine Plaß / Juli 29, 2021 /

Wie Mitarbeitende in Wohnungsunternehmen lernen, mit schwierigen Mieter*innen gelassen und konstruktiv umzugehen

Schwierige Mieter und Mieterinnen kennen wohl alle, die in der Wohnungswirtschaft tätig sind. Gefühlt hat sich die Situation in den letzten Jahren verschärft. Mitarbeiter*innen von Genossenschaften, Wohnungs- und Immobilienunternehmen berichten, dass die Ansprüche und Forderungen der Mieter*innen in den letzten Jahren gestiegen sind. Gleichzeitig ist der Geduldsfaden kürzer geworden und das gegenseitige Verständnis füreinander bleibt häufig auf der Strecke. Nicht zuletzt nehmen auch die Konflikte unter Mieter*innen zu. Doch anstatt miteinander zu reden, wird die Hausverwaltung angerufen.

Jeden Tag Forderungen entgegenzunehmen ohne alle Missstände sofort beseitigen zu können, kann Stress verursachen. Foto: Woman photo created by 8photo – www.freepik.com

„Überall dort wo es Menschen gibt, kommt es zu Konflikten und Missverständnissen“, sagt Nicole Allmaras, Beraterin und Trainerin von Telesense Kommunikation. In ihren Workshops lernen die Teilnehmer*innen konstruktiv damit umzugehen. Dabei liegt der Themenschwerpunkt dabei immer dort, wo es brennt: „Ich richte mich nachdem, was den Teilnehmer*innen am Herzen liegt“, berichtet die erfahrene Beraterin. Auf diese Art ist das Training immer anders, doch eines ist gleich: Alle sind von Anfang an engagiert dabei, weil es um ihre persönlichen, tagtäglichen Probleme geht. Ziel ist es den Arbeitsalltag zu erleichtern dafür ist es nötig, erst einmal zu besprechen, was den Mitarbeiter*innen in Wohnungsunternehmen, Genossenschaften oder Verwaltungen das Leben schwer macht.

Häufig sind die Workshops abteilungsübergreifend zusammengesetzt. Dabei kommen dann ganz unterschiedliche Perspektiven zusammen. Der Hausmeister, die Mitarbeiterin in der Vermietung oder die Empfangsdame – jede und jeder hat eine eigene Perspektive auf die Mieterschaft und schon das eine oder andere im Umgang mit Problemen ausprobiert. Darauf aufbauend lassen sich Erfolgsfaktoren herausarbeiten und Lösungsansätze besprechen.

Porträt von Nicole Allmaras.

Empathisch und engagiert unterstützt Kommunikationstrainerin Nicole Allmaras Mitarbeiterinnen von Wohnungsunternehmen dabei, erfolgreich mit Mieter*innen zu kommunizieren

Manchmal geht es auch erstmal darum, anzuerkennen was ist: „Manche verspüren eine tief sitzende Unzufriedenheit, weil sich ihr Arbeitsfeld und die Mieterschaft verändert hat“, erklärt die Beraterin Nicole. Hier gilt es zu akzeptieren, was sich nicht ändern lässt. Dann kann man gemeinsam auf das schauen, was sich gestalten lässt und es empathisch und zielgerichtet angehen. Weg aus der Opferrolle, hin zum lösungsorientierten Denken. So lernen die Teilnehmer*innen nicht alles persönlich zu nehmen und das Gegenüber zu verstehen. Im zweiten Schritt geht es dann darum, die Macht der eigenen Worte zu erkennen. Das sorgt für Aha-Erlebnisse und einen neuen Blick auf die alltäglichen Ärgernisse. „Selbst bei scheinbar festgefahrenen Problemen, lohnt es sich immer gemeinsam darüber nachzudenken, wo der kleinste Lösungsansatz liegt“. Davon ist Nicole überzeugt. Ihr machen die Trainings zum Umgang mit schwierigen Mietern ganz besonders viel Freude: „Es ist abwechslungsreich, es ist spannend, es berührt die Leute und es geht jeden etwas an“.

Gern unterstützen wir auch Ihre Mitarbeiter*innen dabei, die alltäglichen Konflikte zu meistern. Hier erfahren Sie mehr über unser Training. Melden Sie sich be Natascha Gawlitza-Zorn unter 030 275 89 137 oder natascha.zorn (@) telesense.de  um Ihr individuelles Angebot zu erhalten.