„Was macht Ihr da eigentlich, so als Berater für Wohnungsunternehmen?“
Eine gute Frage. Ich kriege sie nicht nur privat gern mal gestellt.
Die kurze Antwort lautet: Wir bringen die Wohnungswirtschaft in Bewegung.
Das klingt vielleicht ein bisschen vermessen und ein bisschen kryptisch. Aber letzten Endes ist es genau das.
Wenn wir einen Strategieprozess begleiten oder Transformationsprojekte mit unseren Kunden umsetzen, wenn wir an Prozesse rangehen oder Menschen motivieren, Veränderung zu wagen, dann bringen wir Bewegung in das Unternehmen. Oder anders formuliert: Wir schaffen es, dass Strategien nicht nur beschlossen werden, sondern sich im Unternehmen tatsächlich etwas verändert.
In den nächsten Wochen zeige ich Ihnen hier ganz konkret, wie wir das anstellen und was unsere Kunden dazu sagen.
Und nun genug der Vorrede. Den Auftakt macht Folge 1 am Mittwoch vor Himmelfahrt. Bis dahin!
Und noch eine Zahl, die uns sehr, sehr stolz macht:
Wir haben im letzten Jahr 309.918 Anrufe bearbeitet. In Summe haben wir dazu 396 Beschwerden bekommen. Das ist eine Beschwerdequote von 0,01% und damit 99,9% erfolgreiche Anrufe.
Anders ausgedrückt – unvorstellbar, aber Tatsache: wir haben 309.522 Anrufe ohne eine einzige Beschwerde bearbeitet.
Ist das nicht der Wahnsinn?!
„DigiWoh-Online-Event – KI-Schreibassistent WAI im Einsatz in der Mieterkommunikation bei der fluwog Nordmark eG“
Dieses Online-Event wird vom digialen Kompetenzzentrum DigiWoh des GDW veranstaltet.
Die fluwog aus Hamburg-Barmbeck gibt exklusive Einblicke, wie sie den KI-Schreibassistenten WAI der Telesense erfolgreich in ihre E-Mail-Kommunikation integriert hat – und welche spürbaren Entlastungen dadurch für Mitarbeitenden und Mietern entstanden sind.
Wir von Telesense sind als Entwicklungspartner dabei. Das Team der flowog berichtet aus der Praxis:
■ Wie aus den Anforderungen der fluwog ein praxiserprobtes Tool wurde
■ Welche technischen und organisatorischen Schritte den erfolgreichen Einsatz von WAI ermöglicht haben
■ Wo WAI den größten Mehrwert im Alltag bringt
Termin: Dienstag, 2. September 2025, 10:00 Uhr
Ort: Online über die Plattform der DigiWoh
Warum teilnehmen?
Dieses Event bietet Führungskräften und Entscheidern aus der Wohnungswirtschaft konkrete Einblicke, wie ein KI-gestützter Schreibassistent E-Mails korrekt auf Basis des individuellen Mietvertrags und anhand von unternehmensspezifischen Vorgaben und Sprachstil beantwortet – und so Zeit für das Wesentliche schafft.
Hinweis:
Die Veranstaltung wird von der DigiWoh organisiert. Die Teilnahme ist kostenlos. Anmeldung und Zugang erfolgen über die DigiWoh-Plattform.
>Hier kostenlos anmelden mit Zugangscode 572745
Und weiter geht die Weiterentwicklung.
Unseren digitalen E-Mail-Assistenten WAI lernen wir immer weiter an.
Nah dran an der Praxis.
Was WAI jetzt neu kann:
👉 Er erkennt automatisch, welche Informationen in einer E-Mail schon vorhanden sind.
👉 Er fragt gezielt nach, was noch fehlt. Ganz autonom.
👉 Und er erkennt Zahlendreher oder Rechtschreibfehler und vervollständigt fehlende Angaben
Künstliche Intelligenz muss vor allem eines: den Alltag erleichtern.
Deshalb entwickeln wir unsere KI-Assistenten in Co-Creation,
gemeinsam mit Anwenderinnen und Anwendern,
orientiert an echten Bedürfnissen aus dem Arbeitsalltag.
WAI liest Mails,
erkennt den Stand
und reagiert passend.
Das spart Zeit,
vermeidet doppelte Nachfragen
und macht den Kontakt einfacher.
🎯 Für Mieterinnen und Mieter verständlich.
🎯 Für Mitarbeitende entlastend.
🎯 Für alle Beteiligten ein Fortschritt.
Und das Beste:
Der Assistent lernt immer weiter dazu.
Mit jeder Neuerung wird er hilfreicher.
Ein Stück mehr Alltagstool als Zukunftsversprechen.
Könnte WAI auch Ihre Mieter-E-Mail-Kommunikation vereinfachen?
👍 Wir sind sicher! Sprechen Sie uns an!
Uns erreichen viele Anfragen zur KI. Und doch sind Viele von Ihnen noch zurückhaltend und äußern Bedenken… „Wie werden unsere Mieter darauf reagieren? Versteht die KI unsere Mieter mit Akzent? Was werden unsere Mitarbeitenden dazu sagen? Wie gut sind die Notizen?“
Da können wir Ihnen natürlich viel erzählen, wie positiv unsere KI bei den Kunden, Mitarbeitenden und Mietern ankommt, wo sie schon im Einsatz ist. Doch ob das Ihre Sorgen reduziert…?
Das hat uns zum Nachdenken gebracht – wie können wir Ihnen den Weg ebnen?
Gibt es eine „ungefährliche“ und niederschwellige Art, KI in der Praxis zu erleben?
Herausgekommen ist folgende Sommeraktion:
Probieren Sie KI doch einfach mal auf nur einem einzigen Apparat aus.
Und zwar unseren „kleinsten“ KI-Bot „MAI“ – den digitalen Anrufbeantworter. MAI hört sich das Anliegen der Anrufer an und fragt im natürlichem Dialog alles noch Fehlende ab, was Sie für einen Rückruf wissen wollen, bis alles vorliegt. Dann schreibt MAI eine strukturierte und sinnvolle Zusammenfassung. Die Einrichtung geht super fix, so dass MAI innerhalb von einem Tag einsatzbereit ist.
Und weil wir ja schon wissen, dass Ihnen unsere KI gefallen wird, Ihre Mieter damit zurecht kommen und Ihre Mitarbeitenden sich über die Entlastung freuen werden, gibt es jetzt für unsere Bestandskunden folgende Aktion:
Den ersten drei Kunden, die sich auf diesen Post melden und testen wollen, stellen wir MAI für drei Monate komplett kostenfrei zur Verfügung. Keine Einrichtungsgebühr, keine Call-Kosten.
Na, was sagen Sie dazu? Wir sind gespannt und freuen uns auf Ihre Rückmeldung!
Wenn Tina Baltot morgens ins Büro kommt, nachdem sie den öffentlichen Nahverkehr Berlins überlebt hat, benötigt sie erst einmal einen Kaffee. Mit einer Tasse des braunen Goldes und bei Temperaturen unter 27° C mit einer Wärmflasche ausgestattet, macht sie sich ans Werk.
Unsere Kunden zu betreuen, ist für sie keine bloße Pflichterfüllung, sondern eine Philosophie und ein Bedürfnis: Die gelernte Restaurantfachfrau findet erst Ruhe, wenn unsere Kunden zufrieden sind. Und das gelingt ihr gut. Denn mit ihrem Charme und Witz, aber auch ihrer Unermüdlichkeit und ihrer fachlichen Kompetenz weiß sie zu überzeugen. Ihr Handwerk bei der Telesense hat sie von der Pike auf gelernt, als sie als Agentin 2019 in unserem Mieter-Service-Center anfing.
Im November 2022 wechselte sie dann in die Kundenbetreuung an die Seite von Sinje Kotyrba. Diese hat nur lobende Worte für ihre Kollegin: „Ich kann mich voll und ganz auf Tina verlassen und es macht jeden Tag Freude mit ihr zu arbeiten und Lösungen auszutüfteln.“ Das sieht auch Frau Baltot so: „Wir sind bei der Telesense ein tolles Team, ich fühle mich hier wohl und gehe gerne zur Arbeit.“ Frau Baltot beherrscht die Arbeit in allen Projekten und bis dato 9 Fremdsystemen der Wohnungswirtschaft, in denen die Agenten der Telesense versiert arbeiten. Mit ihrer Herzlichkeit und ihrem Pragmatismus greift sie auch gerne dem Team unter die Arme: ein Kuchen für die gestresste Kollegin, ein Dübel in die Wand, ein Teamevent organisieren – bei Tina Baltot sind alle in den besten Händen!
Überall ist sie präsent: die Künstliche Intelligenz. Zum Einsatz kommt sie in so vielen Bereichen in unserem Alltag. Sei es beim Smart Home, beim Streamen von Musik oder Filmen, bei der Navigation oder bei medizinischen Diagnosen. Wir stecken noch in den Kinderschuhen, doch klar ist, dass sie unser Begleiter wird, nicht mehr wegzudenken. Und somit ist sie, wo man auch hinhört, im Gespräch und im Besonderen mit der Frage: Fluch oder Segen?
Für uns ist sie Segen, können wir sie doch nutzen, um unser Angebot zu erweitern. Mit TAI, unserem digitalen Sprachassistenten bringen wir ein Tool auf den Markt, das der Wohnungswirtschaft viele Vorteile bringt.
TAI ermöglicht
Wir schützen alle Daten!
Doch haben wir uns auch sehr lange und intensiv mit dem Fluch beschäftigt, dem Thema Sicherheit. Das hat bei uns immer höchste Priorität. Denn uns ist es wichtig, dass Daten, mit denen wir umgehen, geschützt sind. Wie können wir das für unseren Voicebot gewährleisten? Indem wir zum Beispiel ausschließlich Server in der EU nutzen, also dort, wo die DSGVO gilt.
Unsere Server stehen in Schweden, Irland und Berlin. Angefangen von der Erfassung von Daten über deren Weiterleitung bis zu ihrer Verarbeitung entsprechen wir in jedem Aspekt den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung.
Wir sind zuverlässig!
Unsere KI ist aber nicht nur sicher, sie ist zudem verlässlich:
1) TAI läuft stabil
Im Zuge der Entwicklung gab es Stolpersteine, die es zu überwinden galt: Bugs in der Anwendung, Abbrüche beim Zusammenspiel der Intelligenzen. Doch mit eigener Programmierung an den richtigen Stellen konnten wir all das beheben. Das hat Zeit gekostet. Aber das Ergebnis stimmt. TAI ist eine verlässliche, individualisierbare, datenschutzkonforme Sprachassistenz.
2) Fehlerquellen ausgeschlossen
Wo der Mensch vielleicht mal Fehler macht, weil es nicht sein Tag ist oder er einfach mal was vergessen hat, ermöglicht uns die Künstliche Intelligenz, Fehler zu minimieren und eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. TAI trägt zu einem automatisierten und damit professionalisierten Prozess in der Wohnungswirtschaft bei:
Von Vermietung bis Instandsetzung und komplett individualisierbar
In einem ersten Schritt haben wir einen Interessentenprozess abgebildet, bei dem es um Neuvermietung geht. Die Rolle des Voicebots ist in diesem Fall das konsequente Verweisen auf den Interessentenbogen. Fragt der Anrufer nach anderen Themen, stellt TAI zu einem menschlichen Agenten durch.
Mit TAI ist es aber auch möglich, einfach eine AI-Mailbox einzurichten oder den Sprachassistenten ohne die Anbindung an ein Call-Center zu nutzen. In einem nächsten Schritt werden wir den Fall von Schadensprozessen abdecken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und immer auf den konkreten Kundenwunsch abgestimmt.
Bei Fragen dazu, Wunsch nach mehr Informationen oder einem konkreten Anwendungsinteresse schreiben Sie uns gerne an halloZukunft@wohnungswirtschaft.ai.
Fotocredit: Image by Julius H. from Pixabay
Zum GdW WohnZukunftsTag 2024 ist es soweit: Die Telesense lanciert TAI.
Unsere KI-gestützte Sprachassistenz TAI übernimmt DSGVO-konform die telefonische Mieterkommunikation. Zu Beginn authentifiziert unser Voicebot automatisiert die Identität von Mietern, beantwortet in natürlicher Sprache und lebendigen Dialogen einfache Fragen sofort und dokumentiert komplexere Anfragen für die zuständigen Sachbearbeiter direkt im ERP oder verschickt die Dokumentation sofort per E-Mail.
Durch unser gezieltes Training und die Individualisierung auf die Bedürfnisse jedes Wohnungsunternehmen kennt TAI die jeweils korrekten Antworten. So können beispielsweise in Leerstandsgebieten Mietinteressenten hofiert und Gesuche detailliert erfasst werden, während TAI die Anrufende unserer Kunden aus Ballungsgebieten kurz und bündig auf die Webseite verweist.
Wenn die Sprachassistenz TAI an ihre Grenzen stößt, Anrufende nicht mit TAI sprechen möchten oder einer Gesprächsaufzeichnung nicht zustimmen, wird das Telefonat in unserem hybriden Modell automatisch an einen menschlichen Agenten zur weiteren Bearbeitung in unser 24/7-Mieter-Service-Center durchgestellt. Dadurch gewährleisten wir eine 100%ige Bearbeitung aller telefonischen Mieteranfragen.
Unser Voicebot TAI kann mit dem wohnungswirtschaftlichen Mieter-Service-Center der Telesense oder direkt in Wohnungsunternehmen eingesetzt werden, auch ohne Call-Center-Anbindung.
TAI erhöht die Mieterzufriedenheit, sichert die Prozessqualität und macht unsere Kunden unabhängig vom Fachkräftemangel.
Sie wollen mehr Infos? Oder direkt auf die Warteliste?
Schreiben Sie uns gerne an halloZukunft@wohnungswirtschaft.ai
Die Telesense Kommunikation GmbH ist ein inhabergeführter Technologie-, Kommunikations- und Beratungsdienstleister für die Wohnungswirtschaft.
Wir verändern Wohnungsunternehmen. Zukunftssicher. Es gibt uns seit 2003. Inzwischen arbeitet unser großartiges, 60-köpfiges Team für 130+ Wohnungsunternehmen. Unsere Kunden sind Kommunale, Genossenschaftliche und Private aller Größen und aus ganz Deutschland, die in Summe rund 1 Mio. Wohneinheiten verwalten.
In den vergangenen Wochen hatten wir gleich mehrfach das Glück, Kommunikationstrainings für und mit Hauswarten und Hausmeistern zu gestalten.
Zugegeben: Wenn ich ganz ehrlich in meine eigene „Vorurteilskiste“ von früher zurückschaue, dann fallen mir beim Thema „serviceorientierte Kommunikation“ nicht gerade als allererstes Hauswarte ein. In meinem Kopf steht da ein etwas älterer Kerl in Arbeitskleidung mit einem Werkzeugkoffer in der Hand… der mir sicher gleich erklären wird, warum ich eigentlich schuld bin, dass mein Wasser nicht richtig abläuft…
So viel zu bösen Vorurteilen, denn Menschen, die dieses Vorurteil bestätigen, konnten wir in den vielen Jahren unserer Trainings nicht antreffen.
Stattdessen treffen wir auf Menschen, deren wichtigstes Werkzeug nicht der Hammer, sondern die Kommunikation ist. Da ist man mal der Überbringer von unliebsamen Botschaften („Die Schuhe dürfen nicht im Flur stehen!“), mal die „analogen“ Servicehotline („Herr Hausmeister, wo ich Sie gerade hier sehe…“), mal der technische Fachmann, häufig der Retter in der Not und fast immer auch einfach der Seelsorger im Quartier.
Unseren Teilnehmenden merken wir diese Erfahrung an. Sie sind es gewohnt zu kommunizieren und keine Anfänger auf diesem Gebiet. Gleichzeitig gehören sie zu einer Gruppe, die nur sehr selten in den Genuss von Kommunikationstrainings kommt, aber am allerhäufigsten schwierige Kommunikationssituationen meistern muss. Nicht alle können das richtig toll intuitiv, aber wer kann das schon von sich behaupten. Doch ihren Mietern helfen zu wollen, das wollen sie jedoch alle. Und so haben wir hochgradig interessierte Teilnehmer, die dankbar ausprobieren und sich freuen, wenn sie merken, dass unsere Methoden „total einfach und echt funktionieren“, wie ein Teilnehmer es mal so schön formulierte.
Wir von der Telesense sind davon überzeugt: Kommunikativ gut aufgestellte Hauswarte tragen einen elementaren Anteil zur langfristigen Mieterbindung. Denn Hand aufs Herz: Wenn der Vermietungsprozess einmal abgeschlossen und die Wohnung übergeben ist, wen bekommen Ihre Mieter am häufigsten zu Gesicht?
Und so freuen wir uns immer besonders, wenn wir mit dieser Zielgruppe arbeiten und unseren Beitrag zu gelungener Mieterkommunikation beitragen dürfen.
Der Winter 2022-2023 wird kalt und herausfordernd. Nicht nur die durchschnittliche Raumtemperatur wird in vielen Wohnungsunternehmen gesenkt, auch die anstehenden Engpässe der Gasvorräte zusammen mit den exponentiell steigenden Heizkosten werden zu einem Anstieg an Beschwerden führen.
Diese Beschwerden sind eine besondere Herausforderung, kommunikativ wie emotional, denn sie sind unlösbar.
Weder können Mitarbeitende in der Wohnungswirtschaft helfen, dass es wärmer wird, noch können sie helfen, dass mehr Gas vorhanden ist oder die Preise und Pauschalen zu senken.
Und trotzdem werden Mieter von ihnen fordern, etwas dagegen zu tun und vor allem: zu helfen. Nachvollziehbare Sorgen und Probleme nicht lösen zu können, ist kommunikativ anspruchsvoll und emotional hochgradig belastend.
Mit dem praxisorientierten Training „Mir ist kalt!!!“ der Telesense beugen wir vor und unterstützen präventiv, damit diese unlösbaren Beschwerden nicht zum Problem für Ihre Mitarbeitenden werden.
Im Training lernen wir, wie wir uns kommunikativ abgrenzen können und wie wir empathisch, wirkungsvoll und professionell mit derartigen Gesprächen umgehen. Wir lernen Methoden, wie wir unseren Mietern vermitteln, dass wir ihr Anliegen ernst nehmen, auch wenn wir nicht helfen können. Und wir lernen, wie wir diese Gespräche kürzen und beenden.
Zweiter Schwerpunkt des Trainings ist der Umgang mit den eigenen Emotionen, denn die Sorgen und Nöte unserer Mieter lassen uns selbst nicht kalt. Wir lernen, wie wir uns emotional abgrenzen, denn auch mit uns selbst müssen wir achtsam in und nach solchen Gesprächen umgehen. Damit wir künftig frei von negativen Gefühlen in den Feierabend gehen, lernen wir gezielt Methoden zur emotionalen Entlastung.
Das Training ist als offenes Training über den Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V. und als Inhousetraining direkt bei der Telesense buchbar. Sprechen Sie uns gerne an.
Crafted with passion by Telesense in Berlin, Germany 
