Sie kennen unsere Telefon-KI TAI als clevere Unterstützung bei Vermietungsgesprächen. Doch TAI entwickelt sich stetig weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an zwei neuen Modulen, die Ihren Arbeitsalltag in der Mieterkommunikation spürbar erleichtern werden. Diese Erweiterungen entstehen übrigens nicht im stillen Kämmerlein, sondern in einer Co-Creation-Partnerschaft mit einem innovativen Wohnungsunternehmen aus Bochum. So stellen wir wieder sicher, dass die neuen Funktionen von Anfang an auf die realen Anforderungen und Abläufe in der Praxis zugeschnitten sind.
1. Die intelligente, freundliche und immer erreichbare Telefonzentrale
„Ja hallo, der Kasper über mir macht schon wieder die ganze Nacht Krach!“ TAI nimmt auch solche Anrufe freundlich entgegen und findet beruhigende Worte für die Situation. Wie eine menschliche Kollegin – kein steifer Anrufbeantworter – fragt TAI konkreter nach und findet gleichzeitig heraus, wer anruft, welche Wohnung betroffen ist und kann das präzensierte Anliegen direkt der richtigen Ansprechperson in Ihrem Haus zuzuordnen und den Anrufer verbinden. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen korrekt durchgestellt werden und keine unnötigen Umwege entstehen. Sind die Zuständigen gerade nicht erreichbar, fasst TAI das Gespräch strukturiert zusammen und stellt die Information digital bereit, als Eintrag im ERP oder per E-Mail. So ist Ihr Unternehmen optimal erreichbar, unabhängig davon, ob Ihre Leitungen besetzt sind oder Mitarbeitende außer Haus. Es geht kein Anliegen verloren und Ihr Team kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: das Lösen des eigentlichen Anliegen.
Ihr Nutzen: Lückenlose Erreichbarkeit und präzises Durchstellen
2. Die KI-Schadenshotline: Immer erreichbar, präzise, automatisierte Aufträge und Mieterzwischeninfos
„Aaaaalso, wegen meiner Wohnung in der Hauptstraße… da rinnt schon wieder Wasser!“ Solche Meldungen wird TAI nicht nur empathisch entgegennehmen, sondern auch im Dialog die Dringlichkeit einschätzen. In diesem Fall findet sie heraus, dass das Problem eine Heizung ist, die zwar langsam tropft, aber nicht komplett ausläuft. Und kategorisiert den Fall gemäß individueller Notfalldefinition Ihres Hauses als Schaden, nicht als Notfall.
TAI klärt mit den Anrufenden die Meldungen so lange, bis sie den Fall so präzise dokumentieren kann, dass er nachvollziehbar und aussagekräftig für Ihr Team und Ihre Dienstleister ist. Zusätzlich werden Mieterdaten abgeglichen und alle nötigen Angaben abgefragt, so dass direkt ein Auftrag in Ihrem System (z.B. Immo-Office) angelegt wird. Der Zwischenschritt, dass Ihre Mitarbeitenden eine Anrufnotiz lesen und dann manuell einen Auftrag erstellen, kann somit entfallen. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch kurz den fertigen Vorgang, geben ihn frei, und schon ist der Handwerksbetrieb informiert. Selbstverständlich wird bei echten Notfällen weiterhin direkt an einen Menschen durchgestellt.
Darüber hinaus kann TAI zwei weitere wichtige Aufgaben übernehmen, um den Service für Ihre Mieter zu verbessern und Prozesse zu automatisieren: Zum einen kann TAI Ihre Mieter automatisiert über wichtige Fortschritte bei der Bearbeitung ihres gemeldeten Schadens informieren, beispielsweise per SMS, sobald ein Handwerksbetrieb beauftragt und der Auftrag angenommen wurde. Zum anderen kann TAI Anrufer nach einer kurzen Identitätsprüfung jederzeit Auskunft zum aktuellen Stand der Schadensbearbeitung erteilen, sodass unnötige Folgeanrufe bei Ihren Fachkräften vermieden werden.
Ihr Nutzen: Schadensmeldungen präzise erfassen, die Bearbeitung beschleunigen und Mieter besser informieren
Sind Sie neugierig, wie Ihre Mieterkommunikation von diesen neuen TAI-Funktionen profitieren könnte? Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Ansprechpartner für unser KI-Lösungen für die Mieterkommunikation ist Dirk Gawlitza.
Die gute Nachricht des Tages: Bin heute in Hamburg beim VNW ManagementForum und es regnet *nicht*. No offence, liebes Hamburg, ich bin wirklich gerne zu Besuch hier, aber welch erfreulicher Start 😉
Meine eigentliche Freude zum Tagesbeginn allerdings: wir werden vom Veranstaltungsort mit meinem Lieblingswert begrüßt: Mut. Überlebensgroß, als Skulptur im Innenhof. Wow. Danke.
Nun wird aber gratuliert: Der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen hat Geburtstag – 125 Jahre. Wir gratulieren 🥂 und sind mit unserem Stand vor Ort mit dabei.
TAI, unsere KI-gestützte Sprachassistenz, unterstützt unseren ersten Co-Creation-Partner erfolgreich im Bereich der Interessenkommunikation. Aufgabe des KI-Agenten ist es, die Mitarbeitenden zu unterstützen, wenn Interesse an einer Wohnung besteht. Der Prozess ist genau auf die Anforderungen der Euskirchener Baugesellschaft abgestimmt: Rufen Interessenten an, verweist TAI konsequent auf die Website. Wollen Anrufer ihr Gesuch ändern oder verlängern, fragt TAI alle für die Eugebau wichtigen Informationen ab und mailt die relevanten Daten für den weiteren Bearbeitungsverlauf an das Team der Eugebau. TAI fungiert hier ganz klar als abschirmendes Teammitglied, Anrufe von Interessenten werden abschließend und vollautomatisiert bearbeitet.
Was uns besonders freut: Die Sorge, dass ältere Menschen skeptisch oder überfordert sind, hat sich nicht bewahrheitet. Ganz im Gegenteil. Mehr als 70% aller Anrufer wollen mit TAI sprechen.
Nach den ersten Wochen haben bei der Eugebau nachgefragt, wie es aus ihrer Sicht mit TAI läuft. Hier unser Interview mit Oliver Knuth, Geschäftsführer der Euskirchener Baugesellschaft mbH:
Warum haben Sie sich dazu entschlossen, der erste Co-Creation-Partner für einen Voicebot zu werden?
Wie Sie schon richtig sagen, wir waren die Ersten. Die KI-Technologie ist aus unserer Sicht nicht aufzuhalten. Daher wollten wir gerne Vorreiter in unserer Branche sein und diese Entwicklung lieber aktiv mitgestalten statt ihr hinterherzulaufen. Ich fand den Vorschlag einfach spannend und ich lasse mich gern auf Neues ein. Man muss eben auch mal etwas wagen.
Welche Wünsche und Anforderungen hatten Sie an Ihre KI?
Die Vermietung ist stark belastet mit den immer wieder gleichen Anfragen und Prozessen. Da konnte ich mir sehr gut vorstellen, dass man mit einer KI Entlastung in diesem Bereich schaffen kann.
Wie verlief der Start mit Ihrer KI?
Erstaunlich reibungslos. Wir hatten im Vorfeld immer wieder die Möglichkeit, unseren Voicebot zu testen und Feedback an die Telesense zu geben. So gab es fortlaufend Optimierungen bis unsere KI unseren Erwartungen entsprach. Sie bildet alle gewünschten Prozesse ab – wie besprochen. Nun, da wir den Live-Betrieb erlebt haben, können wir uns sogar vorstellen, noch mehr Prozesse von der KI übernehmen zu lassen.
Die Telesense gründet eine neue Tochtergesellschaft: die Telesense Innovation Lab GmbH. Diese bündelt die Expertise im Bereich der Mieterkommunikation mit dem Wissen über Künstliche Intelligenz – um die Wohnungswirtschaft zukunftsfähig zu machen.
„Seit 20 Jahren kennen wir den Markt und sind Experten im Bereich der Mieterkommunikation“, sagt Dirk Gawlitza, Geschäftsführer der Telesense. „Wir unterstützen Wohnungsunternehmen dabei, sich zukunftssicher aufzustellen. Dazu zählt auch der Einsatz von KI.“
Verlässlicher, effizienter und zufriedener dank KI
Seit der Markteinführung der KI-gestützten Sprachassistenz „TAI“ ist der Geschäftsbereich KI der Telesense stetig gewachsen. „Es ist nun an der Zeit“, so Dirk Gawlitza, „unseren KI-Agenten ein eigenes Zuhause zu geben. Deshalb haben wir die Telesense Innovation Lab GmbH gegründet.“
Die KI-Agenten der Telesense – oder umgangssprachlich Voicebots – digitalisieren die telefonische Mieterkommunikation. Zudem garantieren sie die Erreichbarkeit per Telefon zu jeder Zeit sowie eine reibungslose Abwicklung. Das steigert die Zufriedenheit der Mieter und entlastet die Mitarbeiter der Kunden. „Unser Anspruch geht aber noch weiter“, betont Natascha Gawlitza-Zorn, Mitglied der Telesense-Geschäftsführung und Mitgründerin der neuen Tochtergesellschaft. „Wir verbinden den Einsatz von KI mit Prozessautomatisierung, wie sie in vielen Bereichen heute üblich ist. Wir sind es gewohnt, bei jeder Onlinebestellung über jeden Minischritt informiert zu werden. Mieterkommunikation ist davon noch weit entfernt. Da kann es schon mal passieren, dass man erst nach Wochen eine Reaktion auf die Meldung einer defekten Heizung bekommt. Was nicht heißt, dass in der Zwischenzeit nichts passiert ist. Die Mieter werden darüber nur einfach nicht informiert. Mit unseren KI-Agenten ändern wir das und vieles mehr.“
Klare Strategie für ein wachsendes Geschäftsfeld
Das Know-how in Mieterkommunikation wird kombiniert mit fachlicher KI-Expertise und gebündelt in der neuen Gesellschaft. Als Mitgesellschafter und CTO dabei ist AI-Spezialist und Unternehmer Mike Plöger. „Wir skalieren die Erfahrung der Telesense mithilfe von Künstlicher Intelligenz“, so Mike Plöger, „um Mietern künftig einen Service zu bieten, der noch schneller, umfassender und nahtloser ist. Dabei geht es uns nicht nur um Effizienz. Unsere Vision ist es, die Art und Weise der Mieterkommunikation grundlegend neu zu definieren.”
Mit dem Schritt zur neuen Firma entstehen auch neue Berufsfelder. Sind die Schwerpunkte der Telesense Call-Center-Service, Kommunikationstrainings und Organisationsentwicklung, sind es in der neuen Gesellschaft Positionen wie Prompt Engineer und Data Scientist. „Damit schaffen wir nicht nur neue und zukunftssichere Arbeitsplätze in Berlin, sondern bieten auch unserem Stammteam neue Chancen und Entwicklungsperspektiven. Wir entwickeln uns weiter“, sagt Dirk Gawlitza, „wie wir es schon immer getan haben. Wenn wir bei unseren Kunden in der Wohnungswirtschaft etwas bewegen wollen, machen wir erstmal bei uns selbst den ersten Schritt.“
Überall ist sie präsent: die Künstliche Intelligenz. Zum Einsatz kommt sie in so vielen Bereichen in unserem Alltag. Sei es beim Smart Home, beim Streamen von Musik oder Filmen, bei der Navigation oder bei medizinischen Diagnosen. Wir stecken noch in den Kinderschuhen, doch klar ist, dass sie unser Begleiter wird, nicht mehr wegzudenken. Und somit ist sie, wo man auch hinhört, im Gespräch und im Besonderen mit der Frage: Fluch oder Segen?
Für uns ist sie Segen, können wir sie doch nutzen, um unser Angebot zu erweitern. Mit TAI, unserem digitalen Sprachassistenten bringen wir ein Tool auf den Markt, das der Wohnungswirtschaft viele Vorteile bringt.
TAI ermöglicht
Wir schützen alle Daten!
Doch haben wir uns auch sehr lange und intensiv mit dem Fluch beschäftigt, dem Thema Sicherheit. Das hat bei uns immer höchste Priorität. Denn uns ist es wichtig, dass Daten, mit denen wir umgehen, geschützt sind. Wie können wir das für unseren Voicebot gewährleisten? Indem wir zum Beispiel ausschließlich Server in der EU nutzen, also dort, wo die DSGVO gilt.
Unsere Server stehen in Schweden, Irland und Berlin. Angefangen von der Erfassung von Daten über deren Weiterleitung bis zu ihrer Verarbeitung entsprechen wir in jedem Aspekt den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung.
Wir sind zuverlässig!
Unsere KI ist aber nicht nur sicher, sie ist zudem verlässlich:
1) TAI läuft stabil
Im Zuge der Entwicklung gab es Stolpersteine, die es zu überwinden galt: Bugs in der Anwendung, Abbrüche beim Zusammenspiel der Intelligenzen. Doch mit eigener Programmierung an den richtigen Stellen konnten wir all das beheben. Das hat Zeit gekostet. Aber das Ergebnis stimmt. TAI ist eine verlässliche, individualisierbare, datenschutzkonforme Sprachassistenz.
2) Fehlerquellen ausgeschlossen
Wo der Mensch vielleicht mal Fehler macht, weil es nicht sein Tag ist oder er einfach mal was vergessen hat, ermöglicht uns die Künstliche Intelligenz, Fehler zu minimieren und eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. TAI trägt zu einem automatisierten und damit professionalisierten Prozess in der Wohnungswirtschaft bei:
Von Vermietung bis Instandsetzung und komplett individualisierbar
In einem ersten Schritt haben wir einen Interessentenprozess abgebildet, bei dem es um Neuvermietung geht. Die Rolle des Voicebots ist in diesem Fall das konsequente Verweisen auf den Interessentenbogen. Fragt der Anrufer nach anderen Themen, stellt TAI zu einem menschlichen Agenten durch.
Mit TAI ist es aber auch möglich, einfach eine AI-Mailbox einzurichten oder den Sprachassistenten ohne die Anbindung an ein Call-Center zu nutzen. In einem nächsten Schritt werden wir den Fall von Schadensprozessen abdecken. Die Möglichkeiten sind vielfältig und immer auf den konkreten Kundenwunsch abgestimmt.
Bei Fragen dazu, Wunsch nach mehr Informationen oder einem konkreten Anwendungsinteresse schreiben Sie uns gerne an halloZukunft@wohnungswirtschaft.ai.
Fotocredit: Image by Julius H. from Pixabay
Zum GdW WohnZukunftsTag 2024 ist es soweit: Die Telesense lanciert TAI.
Unsere KI-gestützte Sprachassistenz TAI übernimmt DSGVO-konform die telefonische Mieterkommunikation. Zu Beginn authentifiziert unser Voicebot automatisiert die Identität von Mietern, beantwortet in natürlicher Sprache und lebendigen Dialogen einfache Fragen sofort und dokumentiert komplexere Anfragen für die zuständigen Sachbearbeiter direkt im ERP oder verschickt die Dokumentation sofort per E-Mail.
Durch unser gezieltes Training und die Individualisierung auf die Bedürfnisse jedes Wohnungsunternehmen kennt TAI die jeweils korrekten Antworten. So können beispielsweise in Leerstandsgebieten Mietinteressenten hofiert und Gesuche detailliert erfasst werden, während TAI die Anrufende unserer Kunden aus Ballungsgebieten kurz und bündig auf die Webseite verweist.
Wenn die Sprachassistenz TAI an ihre Grenzen stößt, Anrufende nicht mit TAI sprechen möchten oder einer Gesprächsaufzeichnung nicht zustimmen, wird das Telefonat in unserem hybriden Modell automatisch an einen menschlichen Agenten zur weiteren Bearbeitung in unser 24/7-Mieter-Service-Center durchgestellt. Dadurch gewährleisten wir eine 100%ige Bearbeitung aller telefonischen Mieteranfragen.
Unser Voicebot TAI kann mit dem wohnungswirtschaftlichen Mieter-Service-Center der Telesense oder direkt in Wohnungsunternehmen eingesetzt werden, auch ohne Call-Center-Anbindung.
TAI erhöht die Mieterzufriedenheit, sichert die Prozessqualität und macht unsere Kunden unabhängig vom Fachkräftemangel.
Sie wollen mehr Infos? Oder direkt auf die Warteliste?
Schreiben Sie uns gerne an halloZukunft@wohnungswirtschaft.ai
Die Telesense Kommunikation GmbH ist ein inhabergeführter Technologie-, Kommunikations- und Beratungsdienstleister für die Wohnungswirtschaft.
Wir verändern Wohnungsunternehmen. Zukunftssicher. Es gibt uns seit 2003. Inzwischen arbeitet unser großartiges, 60-köpfiges Team für 130+ Wohnungsunternehmen. Unsere Kunden sind Kommunale, Genossenschaftliche und Private aller Größen und aus ganz Deutschland, die in Summe rund 1 Mio. Wohneinheiten verwalten.
2024 beginnen wir mit dem Erreichen eines lang ersehnten Meilensteins: wir haben die Mio. geknackt! Unsere Kunden bewirtschaften und verwalten in Summe 1.007.809 Wohneinheiten. Woohoo.
Danke an unser großartiges Team und all unsere wunderbaren Kunden!
Wir sind mal kreativ und übersetzen mit: Wir lieben die Mio. Haha ❤️
–
Die Grafik stammt aus der Feder von Alesika
Der 3-stündige Stromausfall in Berlin Friedrichshain am Montag hat die Arbeit unseres Teams deutlich beeinträchtigt. Zwar sind wir im Haus über Notstrom versorgt und haben extra zwei unterschiedliche Internetanbieter, um unabhängig zu sein. Da jedoch beide über die Straße zu uns gelangen, waren beide gleichzeitig nicht verfügbar, denn die öffentlichen Internetverteiler fielen mangels Stromversorgung aus. So war selbst das Personal im Homeoffice nicht arbeitsfähig. Erstmals in unserer 19-jährigen Firmengeschichte, aber dennoch sehr ärgerlich.
Daraus haben wir gelernt und künftig lösen wir das zusammen mit Elon Musk höchst persönlich 🙂 Kleiner Scherz. Konkret: die Telesense ist nun Kunde seines Unternehmens Starlink, das satellitengebundenes Internet bietet. So sind wir ab sofort unabhängig von der öffentlichen Infrastruktur. Gut oder?
Heute sind wir beim Wohnzukunftstag des GdW im Tempodrom hier in Berlin. Sind sehr gespannt auf die Vorträge und freuen uns, viele unserer Kunden dort zu begrüßen.
Crafted with passion by Telesense in Berlin, Germany 
