Ich war gerade in Kanada. Und es war so unfassbar schön. Drum muss dieses Foto in diesen Post, obwohl es mit dem Inhalt so gar nichts zu tun hat. Es sei denn jemand hat eine kreative Idee?

Was ich bei meinen Kunden immer wieder erlebe: Die GF weiß genau, was sich in ihrem Wohnungsunternehmen ändern muss. Doch die Ebene darunter zieht nicht wirklich mit. Ich höre immer wieder Sätze wie diesen: „Ich habe das Gefühl, allein und gegen mein eigenes Team kämpfen zu müssen.“

Typisches Szenario: Keiner widerspricht offen, in Führungsrunden sind alle immer ganz positiv und stimmen zu. Aber in der Arbeitsrealität passiert: Nichts. Alles bleibt beim Alten und es gibt ganz tolle Ausreden und Rechtfertigungen.

Wenn wir kommen, wird es turbulent. Auch wenn wir nett sind und unsere Workshops Spaß machen. Aber wir sprechen Dinge an. Offen, direkt und lösungsorientiert. Wir nennen das wohlwollend unbequem. So wird der Elefant im Raum besprechbar und damit lösbar. Es kommt Bewegung ins Unternehmen.

Nicht immer können alle Führungskräfte diesen Weg mitgehen. Aber auch das ist ein positives Ergebnis für beide Seiten. Denn es schafft Klarheit und Raum für Lösungen. Vielleicht ist das der gedankliche Link zum Bild – hinten links um die Ecke, da geht der See weiter und wird noch viel größer. Okay, etwas arg pathetisch. Ich bleibe dabei: freue mich über kreative Ideen!

Beratung kann manchmal ganz kurz sein. So wie dieser Beitrag.

Ich habe einen Kunden, der uns jedes Jahr nur für ein-zwei Tage bucht. Unsere Aufgabe: Den Geschäftsführer und seinen Führungskreis sicher und gut gelaunt durch die jährliche Führungsklausur zu leiten. Das klingt jetzt erstmal unspektakulär. Ist es auch.

Was ihn jedoch von anderen unterscheidet, ist, dass wir mit ihm über das Jahr verteilt immer noch 3-4 Retros machen dürfen. Eine Stunde max. Klingt schon wieder unspektakulär?

Macht aber den Unterschied. Den Unterschied zwischen klugen Zielen, die übers Jahr hinweg in der Schublade verstauben und in der nächsten Klausur wieder rausgesucht werden – und Zielen, die er wirksam nachverfolgt, „auf die Straße“ bringt und sicher erreicht.

Und dieser kleine Unterschied in unserer Zusammenarbeit schafft Wirksamkeit. Das meine ich, wenn ich uns diesmal nicht als die gute Fee, sondern als Umsetzungsbegleiter bezeichne. Auch wenn es nur um ein oder zwei Tage im Jahr geht.

„Wann ist bloß dieser Teil im Hirn endlich ausgewachsen???“ Gerade hatte ich wieder so einen Moment, an dem ich erlebt habe, wie souverän meine Kinder unsere Vereinbarungen ignorieren.

Manchmal wünsche ich mir dann eine gute Fee neben mir, die die richtigen Fragen stellt und meine Pubertiere verzaubert, damit sie den Schalter umlegen von ewiger Blockade hin zum fröhlichen Mitmachen. Ach, was wäre das Leben doch schön 😉

Und wenn ich erzählen will, was wir im Consulting so machen, dann ist damit schon ein wichtiger Aspekt genannt. Nein, wir sind nicht die gute Fee, können nicht zaubern. (Obwohl ich wirklich gerne mal in einem so herrlich kitschigen Kleid zum Kunden schweben würde…)

Aber wir ermöglichen Veränderung, indem wir viele Fragen stellen, ganz viel zuhören, nochmal genauer nachfragen, zwischen widersprüchlichen Perspektiven vermitteln und übereinstimmende Positionen aufdecken. Wir stoßen Reflexion an, bauen Blockaden ab und bringen die Wohnungswirtschaft in Bewegung.

„Culture eats strategy for breakfast“ – der Satz ist ein halbes Jahrhundert alt, formuliert hat ihn der österreichisch-amerikanische Ökonom Peter F. Drucker, aber er ist immer wahr: Auch die beste Strategie scheitert in der Umsetzung, wenn die Mitarbeitenden nicht mitmachen.

Willkommen im ersten Teil unserer Reise zum Thema „Was wir bei der Telesense so tun, wenn wir Wohnungsunternehmen beraten“. Heute zum Thema Strategie. Kurz zusammengefasst: Wir sorgen dafür, dass Strategien nicht nur beschlossen werden, sondern sich im Unternehmen tatsächlich etwas verändert.

Beispiel gefällig?
Sie sind neu in der Geschäftsführung und kommen von außen. Sie stellen fest: Interne Strukturen sind festgefahren, Entscheidungen brauchen lange und die Herausforderungen für die nächsten Jahre sind groß. Sie haben klare Ziele, doch Ihre Führungskräfte sind wenig veränderungserfahren. Außerdem haben bisher alle darauf gewartet, dass die Geschäftsführung Entscheidungen allein trifft.

Ihr Plan: Die traditionellen Top-down-Strukturen aufbrechen und gemeinsam mit dem Führungsteam eine Strategie entwickeln. Doch von Ihren Führungskräften kommt nichts. Alle stimmen Ihren Gedanken zu, bringen sich aber nicht aktiv ein. Am Ende stehen zwar schön formulierte Ziele, die auch umfassend intern kommuniziert wurden. Aber bei den Mitarbeitenden kommt davon nichts an. Im Tagesgeschäft bleibt alles beim Alten. Gefühlt kämpfen Sie allein.

Wie bringen Sie Ihre Führungskräfte in die Reflexion, in die Veränderung und dazu, die Ziele ins Tagesgeschäft runterzubrechen und die Mitarbeitenden wirksam mitzunehmen?

Hier kommen wir ins Spiel:
Wir moderieren einen Prozess, in dem Sie gemeinsam nicht nur eine Strategie entwickeln, sondern in dem sich Ihre Führungskräfte strukturiert Fragen zur Umsetzung stellen: Was bedeutet die Strategie für mich, was muss ich ändern? Wofür übernehme ich Verantwortung? Wie breche ich die Ziele auf meine Abteilung runter? Wie nehme ich mein Team dabei mit? Woran messen wir, dass wir auf dem richtigen Weg sind? Wie werden Anpassungen vorgenommen?
Dabei arbeiten wir sowohl mit dem ganzen Führungsteam als auch mit Einzelnen. Das können Workshops sein, Retrospektiven, Teamcoachings, ein Trainingsprogramm oder Führungssparring – je nachdem, was Ihr Unternehmen braucht, damit Ihre Ziele sicher erreicht werden.

Das Ergebnis ist eine starke Spitze, die geschlossen hinter der Strategie steht, Meinungen mutig vertritt und die nötigen Veränderungen aktiv vorantreibt.

Und dann vertilgt die Firmenkultur nicht mehr Ihre Strategie zum Frühstück. Stattdessen besteht Ihr gemeinsames Frühstück im besten Fall aus Croissants, Kaffee und vielleicht auch einem Mettbrötchen oder veganem Porridge 😉 Aber die Strategie, die wird nicht mehr vertilgt, sondern gelebt.

„Was macht Ihr da eigentlich, so als Berater für Wohnungsunternehmen?“
Eine gute Frage. Ich kriege sie nicht nur privat gern mal gestellt.

Die kurze Antwort lautet: Wir bringen die Wohnungswirtschaft in Bewegung.

Das klingt vielleicht ein bisschen vermessen und ein bisschen kryptisch. Aber letzten Endes ist es genau das.

Wenn wir einen Strategieprozess begleiten oder Transformationsprojekte mit unseren Kunden umsetzen, wenn wir an Prozesse rangehen oder Menschen motivieren, Veränderung zu wagen, dann bringen wir Bewegung in das Unternehmen. Oder anders formuliert: Wir schaffen es, dass Strategien nicht nur beschlossen werden, sondern sich im Unternehmen tatsächlich etwas verändert.

In den nächsten Wochen zeige ich Ihnen hier ganz konkret, wie wir das anstellen und was unsere Kunden dazu sagen.

Und nun genug der Vorrede. Den Auftakt macht Folge 1 am Mittwoch vor Himmelfahrt. Bis dahin!

Mit 23 war ich fertig mit dem Studium und fing hochmotiviert als Unternehmensberaterin an. Fand mich ultraklug, kannte die neusten Konzepte und verstand nicht, warum Führungskräfte mich nicht ernstnahmen…

10 Jahre später, ich fand mich immer noch sehr klug, auch wenn die Demut da schon etwas weiterentwickelt war, wurden Dirk und ich Geschäftspartner. Er führte ein großes Team in seinem Call-Center und ich hatte lauter tolle Tipps, wie er mit diesem oder jenem Konzept die Motivation verbessern und Krankheitsquote in seinem Team gaaanz sicher reduzieren könne. Und auch er – Überraschung – belächelte mich und erzählte mir etwas von „praxisfern“. Geheiratet haben wir dann trotzdem 😉

Weitere 17 Jahre später leiten wir gemeinsam ein Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden, einigen Führungskräften und drei Geschäftsbereichen. Wir haben Firmen eröffnet, Firmen geschlossen. Wir haben Leute eingestellt, nette Leute entlassen müssen, schwierige Leute loswerden müssen, geschätzte Teammitglieder unfreiwillig verloren, Betrugsversuche erlebt, Gerichtsverfahren geführt, hohe Abfindungen zahlen müssen. 1 Million Entscheidungen gefällt, Strategien angepasst, Produkte erfunden, erfolgreiche und weniger erfolgreiche. Mit Kostenexplosionen gekämpft, regelmäßig transformiert, Sparmaßnahmen beschlossen, Corona und unsere Scheidung zusammen überlebt. Wir haben die Einsamkeit, den Druck und auch ein „ich weiß einfach nicht mehr weiter“ an der Spitze gefühlt. Und bei allem Pathos darf nicht fehlen: eine tolle Firma mit einem grandiosen Team aufgebaut. 

Inzwischen weiß ich, wie sich Verantwortung anfühlt und was Führung wirklich bedeutet. In der Praxis, nicht laut Sachbuch.

Mein Respekt vor Menschen, die Verantwortung übernehmen, ist riesig. Egal, ob sie das erfolgreich oder auch weniger erfolgreich tun und wie jung oder alt sie sind. Sie übernehmen Verantwortung, sie probieren es aus. Führung ist nicht nur cool, ne dicke Karre und Macht. Führung ist nervig, Führung ist anstrengend. Und Führung ist aufregend. Wir scheitern, wir machen Fehler, wir lernen und versuchen es beim nächsten Mal besser zu machen.

Ich habe gelernt: Wer Führungskräfte beraten will, braucht eigene Führungserfahrung.
Und das setzen wir bei Telesense konsequent um.

Deswegen haben alle Telesense Führungskräftetrainer und -Coaches nicht nur einen riesigen Bücherschrank und tolle Ausbildungen. Elementares Einstellungskriterium ist, dass sie selbst erlebt haben, was es bedeutet, Führungsverantwortung zu tragen. Sie sind einmal durch den Matsch und auch wieder rausgekommen. So entsteht wirksame Beratung auf Augenhöhe. Mit Fachwissen, Haltung, Erfahrung, Verständnis und gegenseitigem Respekt. Wir nennen das praxiswirksam durch Erfahrung.

Und ja … das mit der Demut … I know … ich übe weiterhin … 🙂

„Müssen wir jetzt irgendwas mit KI machen?!“

Diesen Satz hören wir zurzeit regelmäßig von unseren Kunden in der Wohnungswirtschaft. Manche Unternehmen nutzen bereits Tools wie ChatGPT oder Copilot. Doch KI hat viel mehr Potential, Kernprozesse zu optimieren. 

In den Führungsteams stehen Fragen im Raum wie: 

🔺Was ist Hype – und was bringt uns echten Mehrwert?
🔺Sollten wir nicht erstmal abwarten?
🔺Wo sind unsere Grenzen und Gefahren? 
🔺Wie vermeiden wir Aktionismus und gehen strukturiert vor?

Was vielen Führungsteams dabei fehlt? Eine gemeinsame Richtung.
Genau hier setzt unser KI-Zukunftstag an.

Statt Einzellösungen und Entscheidungshemmung schaffen wir einen klaren, strategischen Rahmen für geschlossene Entscheidungen in Form einer KI-Roadmap.

Im Workshop erarbeiten Sie:

🔹Eine fundierte Entscheidungsgrundlage, wie Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen angehen wollen
🔹Ein gemeinsames Verständnis und eine einheitliche Sprache zum Thema KI im Führungsteam
🔹Konkrete, auf Ihre Prozesse zugeschnittene und bewertete Anwendungsfälle und 
🔹Einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung in den nächsten 12-24 Monaten. 

Ihr Ergebnis: Mehr Orientierung. Gemeinsames Agieren. Klarer Kurs. Kluge Investitionen. 

Wo steht Ihr Unternehmen aktuell beim Thema KI? Teilen Sie Ihre Erfahrungen – Natascha Zorn freut sich auf den Austausch!

Sie kennen unsere Telefon-KI TAI als clevere Unterstützung bei Vermietungsgesprächen. Doch TAI entwickelt sich stetig weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an zwei neuen Modulen, die Ihren Arbeitsalltag in der Mieterkommunikation spürbar erleichtern werden. Diese Erweiterungen entstehen übrigens nicht im stillen Kämmerlein, sondern in einer Co-Creation-Partnerschaft mit einem innovativen Wohnungsunternehmen aus Bochum. So stellen wir wieder sicher, dass die neuen Funktionen von Anfang an auf die realen Anforderungen und Abläufe in der Praxis zugeschnitten sind.

1. Die intelligente, freundliche und immer erreichbare Telefonzentrale

„Ja hallo, der Kasper über mir macht schon wieder die ganze Nacht Krach!“ TAI nimmt auch solche Anrufe freundlich entgegen und findet beruhigende Worte für die Situation. Wie eine menschliche Kollegin – kein steifer Anrufbeantworter – fragt TAI konkreter nach und findet gleichzeitig heraus, wer anruft, welche Wohnung betroffen ist und kann das präzensierte Anliegen direkt der richtigen Ansprechperson in Ihrem Haus zuzuordnen und den Anrufer verbinden. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen korrekt durchgestellt werden und keine unnötigen Umwege entstehen. Sind die Zuständigen gerade nicht erreichbar, fasst TAI das Gespräch strukturiert zusammen und stellt die Information digital bereit, als Eintrag im ERP oder per E-Mail. So ist Ihr Unternehmen optimal erreichbar, unabhängig davon, ob Ihre Leitungen besetzt sind oder Mitarbeitende außer Haus. Es geht kein Anliegen verloren und Ihr Team kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: das Lösen des eigentlichen Anliegen.

Ihr Nutzen: Lückenlose Erreichbarkeit und präzises Durchstellen

2. Die KI-Schadenshotline: Immer erreichbar, präzise, automatisierte Aufträge und Mieterzwischeninfos

„Aaaaalso, wegen meiner Wohnung in der Hauptstraße… da rinnt schon wieder Wasser!“ Solche Meldungen wird TAI nicht nur empathisch entgegennehmen, sondern auch im Dialog die Dringlichkeit einschätzen. In diesem Fall findet sie heraus, dass das Problem eine Heizung ist, die zwar langsam tropft, aber nicht komplett ausläuft. Und kategorisiert den Fall gemäß individueller Notfalldefinition Ihres Hauses als Schaden, nicht als Notfall.

TAI klärt mit den Anrufenden die Meldungen so lange, bis sie den Fall so präzise dokumentieren kann, dass er nachvollziehbar und aussagekräftig für Ihr Team und Ihre Dienstleister ist. Zusätzlich werden Mieterdaten abgeglichen und alle nötigen Angaben abgefragt, so dass direkt ein Auftrag in Ihrem System (z.B. Immo-Office) angelegt wird. Der Zwischenschritt, dass Ihre Mitarbeitenden eine Anrufnotiz lesen und dann manuell einen Auftrag erstellen, kann somit entfallen. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch kurz den fertigen Vorgang, geben ihn frei, und schon ist der Handwerksbetrieb informiert. Selbstverständlich wird bei echten Notfällen weiterhin direkt an einen Menschen durchgestellt.

Darüber hinaus kann TAI zwei weitere wichtige Aufgaben übernehmen, um den Service für Ihre Mieter zu verbessern und Prozesse zu automatisieren: Zum einen kann TAI Ihre Mieter automatisiert über wichtige Fortschritte bei der Bearbeitung ihres gemeldeten Schadens informieren, beispielsweise per SMS, sobald ein Handwerksbetrieb beauftragt und der Auftrag angenommen wurde. Zum anderen kann TAI Anrufer nach einer kurzen Identitätsprüfung jederzeit Auskunft zum aktuellen Stand der Schadensbearbeitung erteilen, sodass unnötige Folgeanrufe bei Ihren Fachkräften vermieden werden.

Ihr Nutzen: Schadensmeldungen präzise erfassen, die Bearbeitung beschleunigen und Mieter besser informieren

Sind Sie neugierig, wie Ihre Mieterkommunikation von diesen neuen TAI-Funktionen profitieren könnte? Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Ansprechpartner für unser KI-Lösungen für die Mieterkommunikation ist Dirk Gawlitza.

Alle paar Jahre steht es in Wohnungsunternehmen an: die Langzeitplanung und die Strategie müssen angeguckt und angepasst werden. Die meisten von Ihnen werden wohl mit einer Mischung aus Demut, Vorsicht und Freude an diese Aufgabe gehen. Diese Aufgabe ist in den letzten Jahren nicht leichter geworden – allein durch den Regierungswechsel in diesem Frühjahr haben sich Parameter wieder geändert. Von Baukosten, Energieverordnungen, Fachkräftemangel und allem anderen gar nicht zu reden.

„So wie noch vor 5 oder 10 Jahren können wir heute keine Strategie mehr planen“ – das hat sich das Vorstandsteam einer großen Wohnungsbaugenossenschaft in Ostdeutschland gesagt. „Zu vieles hat sich geändert. Zu vieles ist volatil. Es braucht nicht nur eine klare und gleichzeitig flexible Strategie, sondern es braucht bereite Unterstützung: Die Mitarbeitenden müssen sie mittragen, vorantreiben – und schließlich ja auch umsetzen.“

Die gesamte Belegschaft, aus allen Bereichen und Ebenen – egal ob Hausmeister, Sachbearbeiter oder Führungskräfte – mitzunehmen und für strategische Themen zu interessieren, das ist auch bei Organisationen, die nicht hunderte von Mitarbeitenden haben, eine Herausforderung. 

Gemeinsam mit unserem Kunden entwickelten wir ein Konzept, das diesem Wunsch nach breiter Beteiligung Rechnung trug. Das Vorstandsteam der Wohnungsbaugenossenschaft wollte die Strategieentwicklung bewusst neu aufsetzen: nicht länger nur im kleinen Kreis von Vorstand und Führungsebene, sondern unter aktiver Einbeziehung der gesamten Belegschaft. Dahinter stand die klare Erkenntnis, dass eine Strategie nicht nur Akzeptanz für die erfolgreiche Umsetzung braucht, sondern vor allem von der geballten Expertise und den vielfältigen Sichtweisen aller Mitarbeitenden profitiert.

Unser Vorgehen: Zunächst umriss das Führungsteam die zentralen strategischen Fragestellungen und Themenbereiche, zu denen es Input wünschte. In nachfolgenden Workshops arbeiteten dann Mitarbeiterteams aus allen Bereichen gemeinsam an diesen Themen. Sie analysierten Stärken und Schwächen und identifizierten Herausforderungen und leiteten erste strategische Zielrichtungen ab. Die Ergebnisse dieser intensiven Diskussionen und die erarbeiteten Vorschläge wurden gesammelt und dem Führungsteam als Basis für die weitere Ausarbeitung präsentiert. Durch diesen Ansatz haben wir einen geschützten Raum geschaffen, der die Stimmen aller hörbar machte. Und der am Ende das schöne Ergebnis hatte: Wir sind schon ziemlich gut – und uns in den meisten Dingen auch sehr einig!

Doch dann ploppte die Sinnfrage auf: Warum machen wir das eigentlich alles? Was ist das übergeordnete, große Ziel? Haben wir noch eines oder ist uns das in den letzten Jahren verloren gegangen? Das Führungsteam nutzte die Gelegenheit, um gemeinsam zu reflektieren: Sind wir eigentlich richtig unterwegs? Kennen eigentlich alle unsere Vision, Mission und Ziele? Und viel wichtiger noch: Sind sie geeignet, um uns alle täglich bei der Arbeit motivieren? Mit denen wir Außenstehende wie Mieter und potenzielle neue Fachkräfte für unser Wohnungsunternehmen überzeugen oder gar begeistern können?

Im Dialog mit uns ist unser Kunde beherzt diesen zweiten Schritt gegangen: Mithilfe zahlreicher Conceptboard-Kommentare, lebhafter Diskussionen und dem kreativen Einsatz von Lego-Teilen entwickelten sie eine gemeinsame, überzeugende Vision.

Am Ende waren alle erschöpft – aber sehr zufrieden: Entstanden ist ein strategischer Plan, hinter dem alle stehen. Und der ein übergeordnetes Ziel verfolgt, das alle motiviert. Vielleicht liegt das mit der Motivation ja auch daran, dass der Prozess allen Spaß gemacht hat. Unseren Berater eingeschlossen 😉