Immer mehr Wohnungsunternehmen nutzen Mystery Shopping, um ihre Vermietungsquote zu steigern, ihre Prozesse zu verbessern oder sich mit ihren Wettbewerbern zu vergleichen. Eine davon ist die Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG. Sie ließ letztes Jahr ihren Kundenservice in Vermietung und Sparbereich durch die Telesense Kommunikation GmbH testen. Welche Erkenntnisse sie daraus gezogen hat, verrät Iris Hippauf, Vorständin der Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG im Gespräch mit Natascha Gawlitza-Zorn.
Natascha Gawlitza-Zorn (NGZ): Aus meiner Sicht ist die Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ eG sehr gut aufgestellt. Sie haben Ihre Prozesse digitalisiert und müssen sich über Leerstand keine Gedanken machen. Warum haben Sie uns 2020 dennoch mit einer umfassenden Mystery Shopping Studie beauftragt?
Iris Hippauf (IH): Kundenservice wird bei uns ganz großgeschrieben, deshalb wollten wir wissen, wie sich unser Vermietungsprozess aus Kundensicht gestaltet. Ich denke, jeder muss sich die Frage stellen, wie er nach außen wirkt, weil wir ja auch wissen, dass wir aus der Innenperspektive kein vollständiges Bild haben.
NGZ: Wie war es für Sie, die Ergebnisse präsentiert zu bekommen?
IH: Wir hatten gemischte Gefühle vor der Präsentation – es war ja das erste Mal für uns. Erfreulicherweise hat das Management Team und der Betriebsrat die Präsentation sehr positiv aufgenommen. Auch die Verbesserungsvorschläge waren hilfreich. Wir haben zahlreiche Stellschrauben identifiziert, wo wir mit wenig Aufwand viel bewirken können. Anschließend wurden die Ergebnisse den ‚getesteten‘ Mitarbeitern präsentiert. Das ist ebenfalls sehr gut angekommen. Ich empfand es als sehr wertschätzend, wie dies gestaltet wurde. Die Mitarbeiter wurden mitgenommen und gingen motiviert aus der Veranstaltung.
NGZ: Was hatten Sie bereits vermutet und was hat Sie an den Ergebnissen der Mystery Shopping Studie am meisten überrascht?
IH: Ich hatte vermutet, dass unsere telefonische Erreichbarkeit besser werden muss. Dazu gab es auch schon Kundenhinweise vorab, die haben sich bestätigt. Auf der anderen Seite: Da Kunden selten loben, fand ich das Herausarbeiten unserer Stärken sehr erfreulich. Auch bei den Mitarbeitern kam das positive Feedback gut an.
NGZ: Wir haben auf drei Kanälen getestet: E-Mail, Telefon und Besuche vor Ort. Welche unterschiedlichen Erkenntnisse haben Sie für die drei Bereiche gewinnen können?
IH: Bei der Telefonie haben wir den dringendsten Handlungsbedarf bei der Erreichbarkeit. Hier haben wir gesehen, wie wir mit einfachen Mitteln viel erreichen können. Damit meine ich zum Beispiel ein besseres internes Routing, um das vorhandene Personal gezielt zu nutzen. Auf der Website können wir noch besser informieren, damit die (potenziellen) Kunden in Standardfällen gar nicht zum Telefonhörer greifen müssen. Dafür haben wir dann mehr Zeit für die Fälle mit Gesprächsbedarf. Unseren Vermietungsprozess haben wir in Teilen bereits digitalisiert. Das wollen wir verstärken, um noch effizienter zu werden und noch besseren Service sicherzustellen. Da sind wir schon sehr weit, aber noch nicht am Ende.
NGZ: Zu welchen konkreten Änderungen haben die Ergebnisse der Mystery Shopping Studie geführt?
IH: Wir haben gemerkt, dass wir über Projekte und Projektstände im Unternehmen stärker kommunizieren müssen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind und sich mitgenommen fühlen. Das war ein wichtiges Feedback, das wir gleich umsetzen konnten.
Unsere größte Änderung war, dass wir sofort eine Projektgruppe für ein internes Call-Center gebildet haben, um die Erreichbarkeit und den Service, die Sofortlösungsquote und das konzentrierte Abarbeiten in den Fachabteilungen zu stärken. Damit erhöhen wir einerseits unsere Schnelligkeit, mit der wir die Kundenanfragen beantworten. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität und die Mitarbeiterzufriedenheit. Schließlich führen zufriedenere Kunden zu angenehmeren Kundenkontakten und damit auch zu zufriedeneren Mitarbeitern.
NGZ: Wie sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mitziehen?
IH: Für uns war klar, dass wir die Erkenntnisse aus dem Mystery Shopping nur gemeinsam umsetzen können. Die Mitarbeiter haben die Ergebnisse ja nicht einfach nur präsentiert bekommen. Sie haben Lösungen erarbeitet und waren auch bei der Umsetzung miteingebunden. Dass wir die Projektarbeit so stark auf Mitarbeiterebene delegieren, ist neu und hat sich als sehr erfolgreich erwiesen. Aus dieser Erfahrung nehmen wir für die Zukunft mit: Wenn wir Prozesse optimieren oder auch etablierte Abläufe überprüfen, dann machen wir das in Zukunft intensiver mit den Mitarbeitern zusammen. Die Mitarbeiter sind die Spezialisten in ihrem Bereich und haben tolle Ideen, die wir in Zukunft verstärkt nutzen werden.
NGZ: Das möchte ich Ihnen gerne auch nochmal zurückspiegeln: Es hat mich sehr beeindruckt, wie professionell, produktiv und lösungsorientiert Ihre Projektgruppe gearbeitet hat.
IH: Ja, das war sehr erfolgreich und wir wollen das Mystery Shopping in Zukunft unbedingt wiederholen.
NGZ (lacht): Sehr gerne! Wem würden Sie eine Mystery Shopping Studie empfehlen?
IH: Eigentlich jedem. Auch Behörden (lacht). Jedes Unternehmen hat Kundenkontakte und sollte wissen, wie es nach außen wirkt.
NGZ: Liebe Frau Hippauf, haben Sie herzlichen Dank.
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Geimpft oder genesen treffen sich die Kolleginnen und Kollegen endlich wieder im Büro. Bei den einen ist die Freude groß. Andere müssen sich erst einmal wieder zusammenfinden. Manch einer stellt fest: Einiges lief im Homeoffice sogar besser. Doch allen wird früher oder später klar: So wie es vor Corona war, wird es nicht mehr werden. Und ist auch gut so.
Corona hat die Arbeit in Wohnungsunternehmen verändert. Büroarbeitsplätze wurden entzerrt, Mitarbeiter*innen ins Homeoffice geschickt, Dienstleistungen und Informationen auf die digitalen Kanäle verlegt. Der Wechselbetrieb war eines von vielen Modellen, das ganz gut funktionierte. Dabei waren die Mitglieder eines Teams jeweils wechselweise im Büro und im Homeoffice. Gut für die Kund*innen und die anderen Abteilungen, denn es war immer jemand vor Ort. Doch für das Team hatte das Modell auch Nachteile. Viele haben sich monatelang nicht gesehen, höchstens mal per Videokonferenz einander zugewunken. Natürlich wurde gemailt und telefoniert, doch das Persönliche blieb dabei häufig auf der Strecke. Gerald Kunzmann, Berater bei Telesense Kommunikation berichtet: „Unter diesen Umständen passierte es selbst eingespielten Teams, dass der persönliche Bezug verloren ging und man nicht mehr so empathisch füreinander war wie früher.“
Ein weiteres Problem bestand darin, dass die einzelnen viel weniger mitbekamen von dem, was die anderen gerade machten. „Wo sonst der Kollege der erste Ansprechpartner war, wenn unvorhergesehene, dringende Aufträge erledigt werden mussten, wurden diese jetzt stillschweigend abgearbeitet, und der Kollege wunderte sich, warum alles andere liegen geblieben ist“, berichtet Gerald Kunzmann. Da passierte es leicht, dass der eine das Gefühl hatte mehr zu machen als andere.
Manchmal waren es nur dünne Haarrisse, die während der Pandemie zu Gräben wurden und nun das Miteinander erschweren und die Arbeitsfähigkeit von Teams beeinträchtigen. Je früher Führungskräfte es bemerken und gegensteuern, umso leichter ist es, dass Team wieder auf Kurs zu bringen.
Es gab auch Teams, die Corona, Homeoffice und alles was dazu gehört, relativ unbeschadet überstanden haben und jetzt froh und erleichtert sind, wieder im Büro arbeiten zu dürfen: Die Kollegin in der Kaffeeküche treffen, bei der Teamsitzung nicht auf den Bildschirm starren und im Vorbeigehen schnell mal eine Frage loswerden – herrlich! Doch nach der ersten Erleichterung drängen sich ein paar Fragen auf: Wollen wir jetzt wirklich auf alles verzichten, was während Corona eigentlich ganz gut gelaufen ist? Liefen früher mehr oder weniger alle in einer Spur, wurden jetzt individuellere und effektivere Arbeitsweisen gefunden. Das Homeoffice hatte ja auch Vorteile: Manche konnten ungestörter an einem Stück arbeiten, andere ihre Arbeitszeit flexibler aufteilen und besser mit dem Familienleben koordinieren. Es gibt kein Zurück zum Status Quo, sagt Gerald Kunzmann: „Das werden insbesondere die merken, die sagen: Unsere neue Normalität wird die Alte sein, denn das wird nicht funktionieren“.
Was jetzt vielleicht erstmal hart klingt, ist in Wirklichkeit eine große Chance, anders und besser zusammenzuarbeiten. Der Trend zu mehr selbstverantwortlichem Arbeiten setzte ja bereits vor Corona ein und verändert nicht nur die Hierarchien, sondern auch die Beziehungen zwischen Kolleginnen und Kollegen. Unterschiedliche Bedürfnisse verstehen, unterschiedliche Herangehensweisen wertschätzen, Fehlerkultur, Vertrauen, dass der andere es schon gut machen wird, auch wenn man nicht mehr genau mitbekommt – solche Themen spielen eine viel wichtigere Rolle als vorher.
Ganz konkret geht es auch um die Frage: Wie kommunizieren wir am besten miteinander, wenn nicht alle zur selben Zeit am selben Ort arbeiten? Wo brauchen die Kolleg*innen eine Rückmeldung von mir? Wie bekommen wir mit wie es anderen geht und wenn Hilfe benötigt wird? „Dabei können wir unterstützen, begleiten und anregen“, sagt Gerald Kunzmann, „auch wenn wir kein Patentrezept haben, das für jedes Team gleich funktioniert.“ Nur eines, das funktioniert bei allen: Das Zuhören, das während der Pandemie manchmal zu kurz kam, ist jetzt doppelt wichtig. Denn der zukünftige Erfolg von Teams hängt davon ab, dass sich jeder Einzelne mit seinen Bedürfnissen gehört und gesehen fühlt. Nur dann gelingt ein neue Teamkultur der Wertschätzung und des Vertrauens.
Gern schaffen wir einen Rahmen, in dem ihre Teams wieder zusammenfinden. Melden Sie sich bei Natascha Gawlitza-Zorn unter 030 275 89 137 oder natascha.zorn (@) telesense.de für ein individuelles Angebot, das ihr Team befähigt, in Zukunft (noch) besser zusammenzuarbeiten.
Foto: Gratisography
Es ist 23.30 Uhr, als Luisa einfällt, dass sie ihre neue Waschmaschine nicht nur irgendwie in den 3. Stock bekommen muss, sondern auch eine Genehmigung von ihrem Vermieter braucht, um sie dort aufzustellen. Das hat versicherungstechnische Gründe und steht so auch in ihrem Nutzungsvertrag bei der WOGE Wohnungs-Genossenschaft
Kiel eG, wenn Luisa sich richtig erinnert. Apropos erinnern: Dafür hat sie doch die WOGE App auf ihrem Handy. Ein paar Sekunden später hat sie via App direkt die Genehmigung beantragt.
Es ist 5.00 Uhr morgens als Luisas Großvater Manfred einfällt, dass er doch längst den tropfenden Wasserhahn melden wollte! Jetzt oder nie, bevor er es wieder vergisst. Es ist 5.05 Uhr, als es im Callcenter der Telesense Kommunikation klingelt und Carsten einen Anruf aus Kiel entgegennimmt. Was Luisa einfach schnell selbst erledigt hat, das macht Carsten von der Telesense für ihren Großvater. Er loggt sich über seinen speziellen Zugang ins Portal der WOGE ein, wählt die Rubrik der Schadenmeldungen und schreibt auf, was zu erledigen ist.
Als die Mitarbeiter der WOGE ihren Arbeitstag beginnen, warten bereits Luisas Genehmigungsanfrage und Manfreds Reparaturwunsch auf sie. Mit wenigen Klicks bereitet der zuständige Mitarbeiter die Genehmigung zum Versand vor. Die Schadenmeldung hat der Kollege des technischen Bestandsmanagements umgehend in einen Auftrag an eine Sanitärfirma umgewandelt. Auf Luisas Handy ploppt jetzt eine Benachrichtigung auf und bei Manfred klingelt das Telefon. Die Sanitärfirma will einen Termin vereinbaren.
„Wenn sich abends jemand beschwert, dann liegt das morgens direkt im digitalen Posteingang eines unserer Mitarbeiter. Und durch die Anbindung des Portals an das ERP-System ist jede Schadenmeldung und jede Betriebskostenabrechnung für Nutzer und Vermieter jederzeit einsehbar“, erklärt Christoph Schrapers, Immobilienkaufmann im Bereich der Unternehmensentwicklung und Organisation bei der WOGE.
Doch nicht nur bei der WOGE erleichtert das Mieterportal den Service. Auch die Agenten bei der Telesense, die die Anrufe der Nutzer entgegennehmen, arbeiten gern damit. „Das Mieterportal ist für unsere Agenten sehr benutzerfreundlich. Einmal erlernt, bietet es umfassende Möglichkeiten, den Anruf zu bearbeiten,“ sagt Fabian Schneider, Ansprechpartner Callcenter bei der Telesense. Für die Agenten ist es sehr befriedigend, wirklich helfen zu können und zu wissen, dass die hinterlegten Informationen zumeist innerhalb von 24 Stunden gesehen und bearbeitet werden.
Da die Zusammenarbeit zwischen Callcenter und der WOGE Kiel so gut funktioniert, soll sie in Zukunft fortlaufend ausgeweitet werden, um den Service aktuellen Anforderungen und Bedürfnissen anzupassen.
Größte Herausforderung liegt für die WOGE aktuell darin noch mehr Nutzer für das Mieterportal zu gewinnen. Noch nicht jeder weiß um die Vorteile, welche das Portal bietet. Deshalb weisen die Agenten der Telesense bei Schadenmeldungen gerne darauf hin, dass die Mieter ihre Fotos vom Schaden und weitere Anhänge gleich selbst im Mieterportal hochladen können und gewinnen so den einen oder anderen neuen Nutzer. Es braucht eben seine Zeit, bis der neue Service, der Ende 2020 ausgerollt wurde, bei allen Mitgliedern angekommen ist. Doch wer ihn nutzt, ist damit sehr zufrieden.
Schwierige Mieter und Mieterinnen kennen wohl alle, die in der Wohnungswirtschaft tätig sind. Gefühlt hat sich die Situation in den letzten Jahren verschärft. Mitarbeiter*innen von Genossenschaften, Wohnungs- und Immobilienunternehmen berichten, dass die Ansprüche und Forderungen der Mieter*innen in den letzten Jahren gestiegen sind. Gleichzeitig ist der Geduldsfaden kürzer geworden und das gegenseitige Verständnis füreinander bleibt häufig auf der Strecke. Nicht zuletzt nehmen auch die Konflikte unter Mieter*innen zu. Doch anstatt miteinander zu reden, wird die Hausverwaltung angerufen.
„Überall dort wo es Menschen gibt, kommt es zu Konflikten und Missverständnissen“, sagt Nicole Allmaras, Beraterin und Trainerin von Telesense Kommunikation. In ihren Workshops lernen die Teilnehmer*innen konstruktiv damit umzugehen. Dabei liegt der Themenschwerpunkt dabei immer dort, wo es brennt: „Ich richte mich nachdem, was den Teilnehmer*innen am Herzen liegt“, berichtet die erfahrene Beraterin. Auf diese Art ist das Training immer anders, doch eines ist gleich: Alle sind von Anfang an engagiert dabei, weil es um ihre persönlichen, tagtäglichen Probleme geht. Ziel ist es den Arbeitsalltag zu erleichtern dafür ist es nötig, erst einmal zu besprechen, was den Mitarbeiter*innen in Wohnungsunternehmen, Genossenschaften oder Verwaltungen das Leben schwer macht.
Häufig sind die Workshops abteilungsübergreifend zusammengesetzt. Dabei kommen dann ganz unterschiedliche Perspektiven zusammen. Der Hausmeister, die Mitarbeiterin in der Vermietung oder die Empfangsdame – jede und jeder hat eine eigene Perspektive auf die Mieterschaft und schon das eine oder andere im Umgang mit Problemen ausprobiert. Darauf aufbauend lassen sich Erfolgsfaktoren herausarbeiten und Lösungsansätze besprechen.
Manchmal geht es auch erstmal darum, anzuerkennen was ist: „Manche verspüren eine tief sitzende Unzufriedenheit, weil sich ihr Arbeitsfeld und die Mieterschaft verändert hat“, erklärt die Beraterin Nicole. Hier gilt es zu akzeptieren, was sich nicht ändern lässt. Dann kann man gemeinsam auf das schauen, was sich gestalten lässt und es empathisch und zielgerichtet angehen. Weg aus der Opferrolle, hin zum lösungsorientierten Denken. So lernen die Teilnehmer*innen nicht alles persönlich zu nehmen und das Gegenüber zu verstehen. Im zweiten Schritt geht es dann darum, die Macht der eigenen Worte zu erkennen. Das sorgt für Aha-Erlebnisse und einen neuen Blick auf die alltäglichen Ärgernisse. „Selbst bei scheinbar festgefahrenen Problemen, lohnt es sich immer gemeinsam darüber nachzudenken, wo der kleinste Lösungsansatz liegt“. Davon ist Nicole überzeugt. Ihr machen die Trainings zum Umgang mit schwierigen Mietern ganz besonders viel Freude: „Es ist abwechslungsreich, es ist spannend, es berührt die Leute und es geht jeden etwas an“.
Gern unterstützen wir auch Ihre Mitarbeiter*innen dabei, die alltäglichen Konflikte zu meistern. Hier erfahren Sie mehr über unser Training. Melden Sie sich be Natascha Gawlitza-Zorn unter 030 275 89 137 oder natascha.zorn (@) telesense.de um Ihr individuelles Angebot zu erhalten.
Rosa Wagner (28 Jahre) ist Modedesignerin. Zuletzt hat sie bei einem E-Commerce-Unternehmen als Stylistin gearbeitet. Jetzt sorgt sie als in der Kundenbetreuung bei Telesense Kommunikation für maßgeschneiderten Service in jeder Situation.
Zum Beispiel letzten Winter: Als zu dem ungewöhnlich starken Schneechaos kam, riefen die Mieter pausenlos im Callcenter an und forderten Maßnahmen, die so noch gar nicht hinterlegt waren. Innerhalb eines Tages gelang es Rosa und ihrem Team den Prozess so anzupassen, dass hier schnelle Hilfe gewährleistet werden konnte.
„Ich muss sehr agil, also spontan und flexibel reagieren und gleichzeitig sehr gut organisiert sein“, sagt sie über ihre Tätigkeit. Das selbständige Arbeiten lernte sie bereits in ihrem Modedesign-Studium, das sehr praxisorientiert konzipiert war und ihr ein Projekt nach dem anderen abverlangte.
Bei Telesense wird ihre Vorgehensweise sehr geschätzt. Geschäftsführer Dirk Gawlitza sagt über sie: „Ich finde sehr gut, dass Rosa so exakt und gewissenhaft arbeitet. Sie hat auch eine hohe analytische Kompetenz, ist hartnäckig und bringt die Dinge zu Ende. Rosa findet sich nicht mit Problemen ab, sondern will stets das Beste für den Kunden.“
Der Wechsel von einem großen zu einem kleinen, familiengeführten Unternehmen tat ihr gut. Sie schätzt die entspannte Zusammenarbeit „und dass auch sehr rücksichtsvoll mit den Bedürfnissen von Mitarbeitern umgegangen wird, zum Beispiel wenn man mal ganz kurzfristig Urlaub braucht“, erklärt Rosa.
Es liegt ihr, selbst zu entscheiden, wie sie ihre Aufgaben angeht. Dabei liebt sie die Herausforderung: „Mir gefällt, dass ich einen Job mache, den ich noch nie gemacht habe und das hat mir persönliches Wachstum verschafft, auch im privaten Bereich.“ Sie hat an Stärke gewonnen und ganz neue Seiten an sich kennengelernt.
„Ich bin sehr direkt“, schmunzelt sie, „das ist manchmal ein Vorteil und manchmal ein Nachteil“. Für die Kunden zahlt es sich aus, denn wenn Rosa etwas findet, das bearbeitet werden muss, dann fackelt sie nicht lange, geht es direkt an und lässt nicht locker, bis das Problem gelöst ist.
„Du gibst jeden Tag dein Bestes, um Ordnung zu schaffen und Kunden glücklich zu machen“, sagt ihr Vorgesetzte Michael Repnow über Rosa. In den neun Monaten, die sie jetzt bei Telesense arbeitet, sind ihr die Kunden ans Herz gewachsen: „In meinem vorherigen Job hatte ich gar nicht so viel Kontakt mit Kunden, deswegen genieße ich jetzt den direkten Draht. Auch wenn man sich noch nie gesehen hat, hört man sich regelmäßig am Telefon und hat nette und entspannte Gespräche.“ Nur das Kreative, das fehlt ihr ein bisschen. Deshalb arbeitet sie Teilzeit (30 Stunden), um privat kreativ zu sein: Am liebsten malt und zeichnet sie.
Dies ist der erste Beitrag der Reihe „Telesense persönlich“, in der wir Ihnen die Menschen bei Telesense Kommunikation vorstellen.
Michael Repnow hat eine besondere Art, alle kennenzulernen. Als er vor sechs Monaten bei Telesense Kommunikation anfing, war seine erste Frage an die Kolleg*innen: „Was macht Dir gerade am meisten Probleme?“ Und dann bot er seine Hilfe an oder hatte einen guten Tipp parat.
Bevor er bei uns anfing, war er als Senior Sales Executive bei Oracle für den deutschen Markt zuständig. Er zog dann von Amsterdam zurück nach Berlin, baute ein Vertriebsteam bei einem Life-Science Startup Unternehmen mit auf und gründete parallel ein eigenes Unternehmen.
Als Kind wollte er Feuerwehrmann werden nachdem seine Schulklasse eine Feuerwache besucht hatte. Später studierte er Jura, das war ein Fehler, oder wie er es sagt: „Die schlimmste Zeit meines Lebens.“ Im Nachhinein freut er sich über sein juristisches Grundstudium und Wissen, das ihm auch heute noch nützt. Er wechselte zur Wirtschaftspsychologie und schloss das Studium ab. Sein gutes Gespür für Menschen hilft ihm als Operation Manager bei Telesense manchmal. Denn das ganze ist oft mehr als die Summe seiner Teile und wenn es mal ein richtiges Problem gibt, dann landet es bei Michael. „Der Kunde kann mich und die KUBE direkt erreichen, wenn es irgendwo hängt. Fehler passieren. Ich bin derjenige, der gemeinsam mit den Teams und dem Kunden dafür sorgt, dass die dann schnellstmöglich gelöst werden“.
Jeden Tag für kleine, kontinuierliche Verbesserungen sorgen, das ist Michaels Ziel. Dabei lässt er sich vom 1-Percent-Factor des Rad-Coaches Sir Dave Brailsford inspirieren. Brailsford hat gezeigt, wie man erstaunliche Erfolge erringen kann, wenn man kontinuierlich 1 Prozent verbessert. Lässt sich das auf die tägliche Arbeit im Callcenter übertragen? Ja! Zum Beispiel bat Michael die Kolleg*innen, gleich beim ersten Klingeln das Gespräch anzunehmen. Was auf den ersten Blick vielleicht nur eine Sekunde ausmacht, hat am Ende des Monats die Auslastung und die Erreichbarkeit signifikant verbessert. Um die Kommunikation zwischen Technik und KUBE zu verbessern, wurden GITLAB und ACT eingefügt. Ein weites wichtiges Anliegen ist Michael, dass die Mitarbeiter*innen sich wohl fühlen und gerne ihre Arbeit machen. Auch hier versucht er mit „marginal gains“ kontinuierlich für mehr Freude bei der Arbeit zu sorgen, etwa bei der Telesense Feier oder den „Kennzahlen“ Gewinnspiel im Callcenter.
Seine Kolleg*innen schätzen an ihm sein Einfühlungsvermögen, seine Gelassenheit und dass sie mit ihm lachen können. Michael gefällt bei Telesense, „dass wir sehr tolerant sind. Ich habe ja früher in der Beratung gearbeitet, das ist eine Anzugswelt, in der alles perfekt sein muss. Bei Telesense ist jeder, der die Arbeit gern und gut macht, herzlich willkommen.“ Gerade führt Michael viele Vorstellungsgespräche, denn es werden neue Kolleg*innen gesucht.
In seiner Freizeit fährt Michael so oft es geht ans Meer. „Lange Strandspaziergänge sind das Beste für die Seele“, ist seine Erfahrung. Die Corona-Pandemie hat aus ihm so etwas wie einen Universal-Handwerker gemacht. In der ersten Welle reparierte er ein Auto, in der zweiten Welle renovierte er eine Wohnung von Grund auf. „Es ist gut, wenn man ein bisschen Ahnung von allem möglichen hat, das hilft einem im Leben, und auch hier die Probleme der Kunden zu verstehen“, schmunzelt Michael. Verstehen und für Lösungen Umsetzen, das ist seine Mission als Operation Manager bei Telesense Kommunikation.
Aufgrund der Corona Situation haben viele Mitarbeiter*innen in der Wohnungswirtschaft zumindest zeitweise im Homeoffice gearbeitet. Dabei brachte remote Work oder auch hybrides Arbeiten, wenn jeweils nur ein Teil der Belegschaft im Unternehmen tätig war, ganz neue Herausforderungen auf:
Telesense Berater Gerald Kunzmann hat auf diese Fragen auch keine Standard-Antwort. Stattdessen unterstützt er Immobilienunternehmen mit Trainings und Workshops dabei, ihren eigenen Weg zu finden, um remote erfolgreich zusammenzuarbeiten.
„Auch wenn die Pandemie hoffentlich bald vorbei ist: Durch langfristiges Homeoffice hat sich ein Wandel vollzogen, der bleiben wird und aus dem sich neue Chancen ergeben“, hat Geri Kunzmann in vielen Unternehmen beobachtet. Häufig fängt es mit der Frage nach geeigneten Online-Tools für den kollegialen Austausch an, doch schnell treten tiefergehende Herausforderungen zu Tage. „Es geht um mehr als um die Frage, wie sich Meetings online gestalten lassen. Es geht um Eigenverantwortung, Kontrolle und Loslassen“, weiß der erfahrene Berater. Ob gewollt oder nicht: Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Führungskultur. Die virtuelle Führungskraft ist kein Single Hero Leader, sondern eine integrative Führungskraft, welche die Mitarbeiter*innen mit ihren unterschiedlichen Bedürfnissen im Homeoffice ernst nimmt.
Um die Wohnungsunternehmen bei diesen Herausforderungen unterstützen zu können, haben wir bei Telesense Kommunikation spezielle Online-Trainings konzipiert.
Online-Trainings haben den Vorteil, dass die neuen Methoden und Programme gleich ausprobiert und praktisch erprobt werden. So lernen die Teilnehmer*innen bereits in der Kennenlern-Runde wichtige Funktionen ihres Online-Kommunikationstools kennen und entspannen sich im Umgang mit der neuen Technik. Am Ende nehmen Sie die Erkenntnis mit nach Hause, dass online so viel mehr möglich ist, als sie gedacht haben und es sogar richtig Spaß macht.
Dazu gehört auch gelebte Fehlerkultur. Geri erklärt es so: „Ich habe festgestellt, dass es Menschen total stresst, wenn online etwas nicht funktioniert. Dabei passiert das in Live -Trainings ja ganz genauso: Da finden manchmal Bauarbeiten statt und es gibt Lärm, da fehlt ein Stift oder das Flipchart und dann weiß man sich zu helfen. Genauso ist es online. Manchmal klappt bei jemanden etwas nicht, dann finden wir eine Lösung“. Die Teilnehmer*innen lernen dabei, flexibel auf Unvorhergesehenes zu reagieren und sich auf mögliche Lösungen statt auf Probleme zu fokussieren.
Ein weiterer Unterschied: In Live-Trainings ist es vermeintlich leichter, alle zum gemeinsamen Lernziel zu bringen. Wer keine Lust hat auf Weiterentwicklung, kann sich online auf den ersten Blick leichter entziehen. Umso wichtiger ist es, weg von „Ihr-müsst-das-jetzt-so-und-so-machen“ hin zu persönlichen Aha-Erlebnissen und individuellen Lernzielen zu kommen. So wird die Eigenverantwortung schon beim Lernen gestärkt. Wie er das praktisch umsetzt, erklärt Geri so: „Es gibt einen Input von mir, dann überlegt jeder für sich: Was überrascht mich?, Was ist neu? Wie kann ich das nutzen?, , Was probiere ich den nächsten 24 Stunden einmal aus?
Ein weiterer Vorteil von Online-Trainings ist der Wegfall der Reisezeit. Und da auch kein Veranstaltungsraum gebucht werden muss, lassen sich Online-Trainings häufig zeitnah zum aktuellen Bedarf realisieren. Sie lohnen sich auch im Mikro-Learning-Format von zwei oder vier Stunden. Besonderes nachhaltig lässt sich das Gelernte verankern, wenn diese Trainingseinheiten im Abstand von ein paar Wochen stattfinden und auf den gemachten Erfahrungen und Lernfortschritten aufbauen.
Möchten Sie auch von unseren Online-Trainings profitieren? Wünschen sich Unterstützung für Ihre Führungskräfte, um den digitalen Wandel zu gestalten? Melden Sie sich bei Natascha Gawlitza-Zorn, 030 – 275 89 137, natascha.zorn@telesense.de und erhalten Sie Ihr individuelles Angebot.
„Macht Büros zu“ twitterte Laura Sophie Dornheim Mitte Januar und erntete damit eine riesige Resonanz auf twitter, die sich in den folgenden Wochen über andere Kanäle ausbreitete, von der Presse aufgegriffen wurde und immer an mehr an Fahrt gewann. Zahlreiche Arbeitnehmer schlossen sich ihrem Aufruf an und berichteten über ihre Situation am Arbeitsplatz: Sie sehen nicht ein, warum sie privat ihre Kontakte beschränken, sich am Arbeitsplatz aber ungehindert der Gefahr von Aerosolen aussetzen. Mit dem Bund-Länder-Beschluss vom 19. Januar 2021 reagierte nun auch die Politik und forderte Arbeitgeber dazu auf, Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen, um die Kontakte am Arbeitsplatz und auf dem Weg zur Arbeit zu reduzieren.
Zum Glück haben wir bei Telesense mit dem Umzug ins Homeoffice bereits im Februar 2020 begonnen. Dies war richtig und gut, aber wir möchten auch nicht verschweigen, wieviel Anstrengung damit verbunden war. „Im Februar haben wir ein Drittel der Arbeitsplätze im Callcenter ins Homeoffice verlegt“, berichtet Dirk Gawlitza, Geschäftsführer und CTO. Laptops und Headsets waren damals noch einigermaßen normal zu beschaffen. Eigentliche Arbeitsstation war ein Rechner, der Remote von außen angesteuert wurde. Langfristige war das allerdings keine Lösung. Die Telefonie ist eine komplexe Dienstleistung mit aufwändigen CMS-Programmen, die nicht remote oder per VPN gesteuert werden können.
Deshalb wurde im Sommer die Strategie geändert: Komplette Arbeitsstationen mit zwei Monitoren und Desktop-Rechner wurden bei den Agenten zu Hause eingerichtet. Das kostete rund 1500 Euro pro Arbeitsplatz. Dabei blieb es allerdings nicht: Leider stellte sich heraus, dass die normalerweise ausreichenden Lizenzen an ihre Grenze kamen. Unser nächster Schritt besteht nun also darin, die Telefonanlage umzurüsten. Auch dies war leichter gesagt als getan, denn die technischen Zulieferer sind überlastet. „Seit November letzten Jahres versuchen wir Angebote zu kriegen“, seufzt Dirk Gawlitza. Selbst Standardgeräte sind derzeit nicht schnell lieferbar. Sechs Wochen dauerte es bis die Webcams kamen, vier Wochen warteten wir auf die bestellten Computer. „Du kannst ja nicht irgendwas kaufen, sondern brauchst eben genau das, was passt“, erklärt Gawlitza.
Er ist froh, dass es trotz aller Schwierigkeiten gelungen ist, 75 Prozent der Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern, inklusive Backoffice, Berater- und Trainerteam. 100 Prozent sollen es werden und bleiben – auch wenn die Pandemie vorüber ist. „Mein Ziel ist ein Hybridmodell mit stationärem Center, wo man sie sich sieht, gemeinsam fortbildet und austauschen kann.“
Und wie geht es den Mitarbeiter:innen damit? Einmal täglich treffen wir uns online via whereby um uns zumindest einmal zu sehen und zu hören, wie es uns geht. Das ist schön, weil man dabei auch etwas von Kolleg:innen erfährt, mit denen man sonst nicht so viel zu tun hat. Punktuell hat es sogar die Zusammenarbeit verbessert. Und so langsam werden wir warm mit dem neuen Format und der Austausch ist persönlicher geworden.
Zwar leiden wir darunter, dass wir uns nur noch auf dem Bildschirm sehen können, doch das Homeoffice bringt auch eine Reihe von Vorteilen mit sich: Einige Kolleg:innen wohnen in Brandenburg und haben früher lange Anfahrtswege auf sich genommen. Die Eltern können die Kinderbetreuung ein bisschen besser organisieren. Viele sind flexibler in ihrer Arbeitszeit und damit produktiver geworden. Auch im Recruiting ist die Option auf Homeoffice ein Plus, das gute Bewerber:innen anzieht.
Doch das Beste daran: „Langfristig sind wir nicht mehr an den Standort gebunden. Wir können alle auf den Malediven arbeiten, die Büromieten sind in Berlin schließlich nicht unerheblich“, scherzt Dirk Gawlitza. Bei ein Grad Regen im grauen Berlin klingt das gar nicht so übel.
Wie geht es Ihnen mit der Aufforderung zum Homeoffice? Gern entlasten wir Sie in der Kundenkommunikation. Mindestens genauso gern unterstützen wir Sie dabei, die Zusammenarbeit im Unternehmen digital und agil zu gestalten. Schreiben Sie mir an christine.plass@telesense.de.
Liebe Kunden & Geschäftspartner,
2020 – ein raues Jahr. So viele menschliche Verluste, dazu Einschränkungen, Investitionen und beständig taufrische Entscheidungen, die es umzusetzen und zu vermitteln galt.
Und trotz allem – ein beeindruckendes Jahr! Wir sind dankbar für so viel Innovation, Zusammenhalt, Flexibilität, neue Erfahrungen und Zeit für Lock-Down-Spaziergänge.
Ihnen möchten wir ganz besonders danken für die bestärkende Zusammenarbeit und das gemeinsame Durchstehen dieses ganz speziellen Jahres.
Ihnen und Ihren Familien wünschen wir dieses Jahr schlichtweg: ein gesundes 2021. Möge mindestens ein Engel bei Ihnen sein.
Natascha Gawlitza-Zorn, Dirk Gawlitza & das gesamte Telesense Team
Mit der Rheinsberger Wohnungsgesellschaft mbH (REWOGE) hat ein wichtiger Kunde der Telesense Kommunikation GmbH den zweiten Platz in der Kategorie „Gesellschaften“ der ZukunftsAwards 2020 der BBU, des Verbandes der Berlin-Brandenburgischen Wohnungsunternehmen e.V., gewonnen. Das Unternehmen hat unter dem Motto „Klimaschutz ist nicht nur CO2-Reduktion“ die Nachhaltigkeitsstrategie einer ganzen Kleinstadt seit 1990 mitgeprägt hat. Die REWOGE hat nicht nur ihre Bestände energetisch saniert. Sie hat einen ganzheitlichen Entwicklungsansatz verfolgt. Klimaschutz beim Wohnen sollte bezahlbar bleiben. Diese Herausforderung ging die REWOGE in vielen Einzelprojekten an und hat dabei externe Kompetenz eingebunden. „Zu diesem Ansatz und natürlich auch zum Preis gratulieren wir der REWOGE ganz herzlich“, sagt Natascha Gawlitza-Zorn.
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