„Wir sind dabei: DigiWoh-Online-Event – KI-Schreibassistent WAI im Einsatz bei der FluWoG Nordmark“
Dieses Online-Event wird vom Kompetenzzentrum DigiWoh veranstaltet.
Die fluwog aus Hamburg-Barmbeck gibt exklusive Einblicke, wie sie den KI-Schreibassistenten WAI erfolgreich in ihre E-Mail-Kommunikation integriert hat – und welche spürbaren Entlastungen dadurch für Mitarbeiter:innen und Mieter:innen entstanden sind.
Wir von Telesense sind als Entwicklungspartner dabei und berichten aus der Praxis:
■ Wie aus den Anforderungen der fluwog ein praxiserprobtes Tool wurde
■ Welche technischen und organisatorischen Schritte den erfolgreichen Einsatz von WAI ermöglicht haben
■ Wo WAI den größten Mehrwert im Alltag bringt
Termin: Dienstag, 2. September 2025, 10:00 Uhr
Ort: Online über die Plattform der DigiWoh
Warum teilnehmen?
Dieses Event bietet Führungskräften und Entscheider:innen aus der Wohnungswirtschaft konkrete Einblicke, wie ein KI-gestützter Schreibassistent E-Mails korrekt auf Basis des individuellen Mietvertrags und anhand von unternehmensspezifischen Vorgaben und Sprachstil beantwortet – und so Zeit für das Wesentliche schafft.
Hinweis:
Die Veranstaltung wird von der DigiWoh organisiert. Die Teilnahme ist kostenlos. Anmeldung und Zugang erfolgen über die DigiWoh-Plattform.
>Hier kostenlos anmelden mit Zugangscode 572745
Noch schlimmer: Wenn der Flurfunk blüht, alle es wissen – aber niemand offen darüber spricht.
In vielen Teams gibt es unterschwellige Konflikte, destruktive Dynamiken und unausgesprochene Spannungen.
Und genau das kostet Kraft, Zeit, Motivation – und am Ende auch Produktivität.
Denn was passiert im hektischen Alltag?
In Meetings stehen häufig Zahlen, Handlungsfelder und Termine im Fokus.
Für das Miteinander bleibt kein Raum.
Dabei entscheidet genau das über den Erfolg:
■ Destruktive Muster aufzubrechen.
■ Verantwortungsvoll und konstruktiv zu handeln.
■ Sich bewusst Zeit füreinander zu nehmen – auch im Alltag.
■ Nicht nur über Inhalte sprechen. Sondern über das, was dazwischen liegt.
Deshalb sagen wir bei Telesense:
Lästern hilft nicht. Verantwortung übernehmen schon.
Wenn Teams lernen, offen miteinander zu sprechen und Konflikte zu klären,
wenn Führungskräfte emotionale Themen nicht länger aussparen,
sondern gezielt Raum dafür schaffen –
dann entsteht ein anderes Miteinander:
– konstruktiv
– wertschätzend
– produktiv
Was es dafür braucht:
■ Bewusstsein für die eigenen Verhaltensweisen
■ den Mut und die Methoden, um Grenzen zu setzen
■ die Klarheit, Konflikte nicht zu ignorieren – sondern anzusprechen
In unserem Workshop schaffen wir genau diesen Raum.
Damit Führung wieder Verbindung bedeutet.
Und Zusammenarbeit mehr ist als nur Fachliches.
Was braucht es aus Ihrer Sicht, damit Teams sich wieder auf das Miteinander besinnen?
Und weiter geht die Weiterentwicklung.
Unseren digitalen E-Mail-Assistenten WAI lernen wir immer weiter an.
Nah dran an der Praxis.
Was WAI jetzt neu kann:
👉 Er erkennt automatisch, welche Informationen in einer E-Mail schon vorhanden sind.
👉 Er fragt gezielt nach, was noch fehlt. Ganz autonom.
👉 Und er erkennt Zahlendreher oder Rechtschreibfehler und vervollständigt fehlende Angaben
Künstliche Intelligenz muss vor allem eines: den Alltag erleichtern.
Deshalb entwickeln wir unsere KI-Assistenten in Co-Creation,
gemeinsam mit Anwenderinnen und Anwendern,
orientiert an echten Bedürfnissen aus dem Arbeitsalltag.
WAI liest Mails,
erkennt den Stand
und reagiert passend.
Das spart Zeit,
vermeidet doppelte Nachfragen
und macht den Kontakt einfacher.
🎯 Für Mieterinnen und Mieter verständlich.
🎯 Für Mitarbeitende entlastend.
🎯 Für alle Beteiligten ein Fortschritt.
Und das Beste:
Der Assistent lernt immer weiter dazu.
Mit jeder Neuerung wird er hilfreicher.
Ein Stück mehr Alltagstool als Zukunftsversprechen.
Könnte WAI auch Ihre Mieter-E-Mail-Kommunikation vereinfachen?
👍 Wir sind sicher! Sprechen Sie uns an!
Uns erreichen viele Anfragen zur KI. Und doch sind Viele von Ihnen noch zurückhaltend und äußern Bedenken… „Wie werden unsere Mieter darauf reagieren? Versteht die KI unsere Mieter mit Akzent? Was werden unsere Mitarbeitenden dazu sagen? Wie gut sind die Notizen?“
Da können wir Ihnen natürlich viel erzählen, wie positiv unsere KI bei den Kunden, Mitarbeitenden und Mietern ankommt, wo sie schon im Einsatz ist. Doch ob das Ihre Sorgen reduziert…?
Das hat uns zum Nachdenken gebracht – wie können wir Ihnen den Weg ebnen?
Gibt es eine „ungefährliche“ und niederschwellige Art, KI in der Praxis zu erleben?
Herausgekommen ist folgende Sommeraktion:
Probieren Sie KI doch einfach mal auf nur einem einzigen Apparat aus.
Und zwar unseren „kleinsten“ KI-Bot „MAI“ – den digitalen Anrufbeantworter. MAI hört sich das Anliegen der Anrufer an und fragt im natürlichem Dialog alles noch Fehlende ab, was Sie für einen Rückruf wissen wollen, bis alles vorliegt. Dann schreibt MAI eine strukturierte und sinnvolle Zusammenfassung. Die Einrichtung geht super fix, so dass MAI innerhalb von einem Tag einsatzbereit ist.
Und weil wir ja schon wissen, dass Ihnen unsere KI gefallen wird, Ihre Mieter damit zurecht kommen und Ihre Mitarbeitenden sich über die Entlastung freuen werden, gibt es jetzt für unsere Bestandskunden folgende Aktion:
Den ersten drei Kunden, die sich auf diesen Post melden und testen wollen, stellen wir MAI für drei Monate komplett kostenfrei zur Verfügung. Keine Einrichtungsgebühr, keine Call-Kosten.
Na, was sagen Sie dazu? Wir sind gespannt und freuen uns auf Ihre Rückmeldung!
„Müssen wir jetzt irgendwas mit KI machen?!“
Diesen Satz hören wir zurzeit regelmäßig von unseren Kunden in der Wohnungswirtschaft. Manche Unternehmen nutzen bereits Tools wie ChatGPT oder Copilot. Doch KI hat viel mehr Potential, Kernprozesse zu optimieren.
In den Führungsteams stehen Fragen im Raum wie:
🔺Was ist Hype – und was bringt uns echten Mehrwert?
🔺Sollten wir nicht erstmal abwarten?
🔺Wo sind unsere Grenzen und Gefahren?
🔺Wie vermeiden wir Aktionismus und gehen strukturiert vor?
Was vielen Führungsteams dabei fehlt? Eine gemeinsame Richtung.
Genau hier setzt unser KI-Zukunftstag an.
Statt Einzellösungen und Entscheidungshemmung schaffen wir einen klaren, strategischen Rahmen für geschlossene Entscheidungen in Form einer KI-Roadmap.
Im Workshop erarbeiten Sie:
🔹Eine fundierte Entscheidungsgrundlage, wie Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen angehen wollen
🔹Ein gemeinsames Verständnis und eine einheitliche Sprache zum Thema KI im Führungsteam
🔹Konkrete, auf Ihre Prozesse zugeschnittene und bewertete Anwendungsfälle und
🔹Einen konkreten Fahrplan für die Umsetzung in den nächsten 12-24 Monaten.
Ihr Ergebnis: Mehr Orientierung. Gemeinsames Agieren. Klarer Kurs. Kluge Investitionen.
Wo steht Ihr Unternehmen aktuell beim Thema KI? Teilen Sie Ihre Erfahrungen – Natascha Zorn freut sich auf den Austausch!
Weil Veränderungsbereitschaft nicht einfach von heute auf morgen entsteht – vor allem nicht in langjährigen Teams.
Hochmotiviert, exzellent ausgebildet, mit modernem Führungsstil und klaren Zielen vor Augen, wie Digitalisierung und KI die Prozesse in Wohnungsunternehmen transformieren können.
So starten viele neue Vorstände in einem bisher eher hierarchisch geführten Unternehmen.
Nicht selten treffen sie auf eine langjährige Belegschaft, die mit der Selbstverantwortung und Freiheit eines kooperativen Führungsstils gar nicht umgehen kann. Oder auf ein Führungsteam in der zweiten Ebene, das mit dem Veränderungsdruck auch überfordert ist und direkt oder indirekt Widerstand leistet.
Aber was tun, back to “Order per Mufti”?
Die gute Nachricht: Sie sind nicht allein.
Wir bei Telesense haben zahlreiche Kunden, denen es ähnlich geht und die wir in Transformationsprojekten und Führungsteam-Entwicklung erfolgreich unterstützt haben. Und nein, Sie brauchen nicht den Führungsstil aus dem letzten Jahrhundert wiederzubeleben, um Ihr Unternehmen wirksam zu modernisieren.
Transformation gelingt mit der richtigen Begleitung.
Verbinden Sie sich mit Natascha Zorn und erfahren Sie, wie Telesense Sie bei Ihren Herausforderungen unterstützt.
Wir freuen uns auf den Austausch!
Sie geben jeden Tag ihr Bestes – doch ohne funktionierende Strukturen geraten selbst die engagiertesten Teams früher oder später an ihre Belastungsgrenze.
Mitarbeitende im Mieterservice stehen täglich unter Druck: ungeduldige Mieter, kontinuierliche Fremdbestimmung, bürokratische Abläufe. Das belastet – und das spüren nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Mieter.
Als Führungskraft möchten Sie diesen Druck aktiv steuern und eine effiziente, serviceorientierte Organisation gestalten.
Dazu gehört:
Wir von Telesense unterstützen Sie dabei, genau diese Herausforderungen zu meistern – mit gemeinsamer Prozessanalyse, Mitarbeiterbeteiligung und wirksamen Lösungen fürs Tagesgeschäft.
So entstehen Strukturen, die funktionieren – für Ihre Teams und Ihre Mieter.
Natascha Zorn und das Team von Telesense freuen sich darauf, Sie auf diesem Weg zu begleiten.
Freitag: Strategie-Workshop.
Alle ziehen mit, Ideen sprudeln, die Richtung und der Weg dorthin sind klar.
Mittwoch: Zurück im Alltag.
Die Telefone klingeln, Mieter melden Schimmel, im Bauausschuss geht es hoch her – und schon nach wenigen Tagen rutschen die schönen Strategieziele ins Vergessen.
Was bleibt?
Arbeit für die Schublade.
Kennen Sie das?
Bei Telesense wissen wir aus unzähligen Projekten:
Strategien und Umsetzungspläne überleben den Alltag nur dann, wenn sie zur tatsächlichen Realität im Tagesgeschäft passen.
Deshalb entwickeln wir mit Ihnen und Ihrem Team nicht nur zukunftssichere Strategieziele.
Wir überprüfen Ziele und den Umsetzungsplan auf Praxistauglichkeit – in Klausurtagungen, Mitarbeiterworkshops und Führungsrunden.
Wir bleiben mit Ihnen dran – so lange, bis Sie sicher sind:
Diese Strategie hält dem Alltag stand.
Das Ergebnis:
Ziele, die nicht nur erarbeitet, sondern so geplant sind, dass sie auch mittwochs noch im Fokus aller stehen – genau darum geht es.
Wie gelingt es Ihnen, strategische Ziele im Alltag wirksam zu halten?
Was funktioniert bei Ihnen – und wo klemmt’s?
Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen und Fragen in den Kommentaren.
Sie kennen unsere Telefon-KI TAI als clevere Unterstützung bei Vermietungsgesprächen. Doch TAI entwickelt sich stetig weiter. Aktuell arbeiten wir mit Hochdruck an zwei neuen Modulen, die Ihren Arbeitsalltag in der Mieterkommunikation spürbar erleichtern werden. Diese Erweiterungen entstehen übrigens nicht im stillen Kämmerlein, sondern in einer Co-Creation-Partnerschaft mit einem innovativen Wohnungsunternehmen aus Bochum. So stellen wir wieder sicher, dass die neuen Funktionen von Anfang an auf die realen Anforderungen und Abläufe in der Praxis zugeschnitten sind.
1. Die intelligente, freundliche und immer erreichbare Telefonzentrale
„Ja hallo, der Kasper über mir macht schon wieder die ganze Nacht Krach!“ TAI nimmt auch solche Anrufe freundlich entgegen und findet beruhigende Worte für die Situation. Wie eine menschliche Kollegin – kein steifer Anrufbeantworter – fragt TAI konkreter nach und findet gleichzeitig heraus, wer anruft, welche Wohnung betroffen ist und kann das präzensierte Anliegen direkt der richtigen Ansprechperson in Ihrem Haus zuzuordnen und den Anrufer verbinden. So wird sichergestellt, dass alle Anliegen korrekt durchgestellt werden und keine unnötigen Umwege entstehen. Sind die Zuständigen gerade nicht erreichbar, fasst TAI das Gespräch strukturiert zusammen und stellt die Information digital bereit, als Eintrag im ERP oder per E-Mail. So ist Ihr Unternehmen optimal erreichbar, unabhängig davon, ob Ihre Leitungen besetzt sind oder Mitarbeitende außer Haus. Es geht kein Anliegen verloren und Ihr Team kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: das Lösen des eigentlichen Anliegen.
Ihr Nutzen: Lückenlose Erreichbarkeit und präzises Durchstellen
2. Die KI-Schadenshotline: Immer erreichbar, präzise, automatisierte Aufträge und Mieterzwischeninfos
„Aaaaalso, wegen meiner Wohnung in der Hauptstraße… da rinnt schon wieder Wasser!“ Solche Meldungen wird TAI nicht nur empathisch entgegennehmen, sondern auch im Dialog die Dringlichkeit einschätzen. In diesem Fall findet sie heraus, dass das Problem eine Heizung ist, die zwar langsam tropft, aber nicht komplett ausläuft. Und kategorisiert den Fall gemäß individueller Notfalldefinition Ihres Hauses als Schaden, nicht als Notfall.
TAI klärt mit den Anrufenden die Meldungen so lange, bis sie den Fall so präzise dokumentieren kann, dass er nachvollziehbar und aussagekräftig für Ihr Team und Ihre Dienstleister ist. Zusätzlich werden Mieterdaten abgeglichen und alle nötigen Angaben abgefragt, so dass direkt ein Auftrag in Ihrem System (z.B. Immo-Office) angelegt wird. Der Zwischenschritt, dass Ihre Mitarbeitenden eine Anrufnotiz lesen und dann manuell einen Auftrag erstellen, kann somit entfallen. Ihre Mitarbeitenden prüfen nur noch kurz den fertigen Vorgang, geben ihn frei, und schon ist der Handwerksbetrieb informiert. Selbstverständlich wird bei echten Notfällen weiterhin direkt an einen Menschen durchgestellt.
Darüber hinaus kann TAI zwei weitere wichtige Aufgaben übernehmen, um den Service für Ihre Mieter zu verbessern und Prozesse zu automatisieren: Zum einen kann TAI Ihre Mieter automatisiert über wichtige Fortschritte bei der Bearbeitung ihres gemeldeten Schadens informieren, beispielsweise per SMS, sobald ein Handwerksbetrieb beauftragt und der Auftrag angenommen wurde. Zum anderen kann TAI Anrufer nach einer kurzen Identitätsprüfung jederzeit Auskunft zum aktuellen Stand der Schadensbearbeitung erteilen, sodass unnötige Folgeanrufe bei Ihren Fachkräften vermieden werden.
Ihr Nutzen: Schadensmeldungen präzise erfassen, die Bearbeitung beschleunigen und Mieter besser informieren
Sind Sie neugierig, wie Ihre Mieterkommunikation von diesen neuen TAI-Funktionen profitieren könnte? Sprechen Sie uns gerne an, Ihr Ansprechpartner für unser KI-Lösungen für die Mieterkommunikation ist Dirk Gawlitza.
Wenn Tina Baltot morgens ins Büro kommt, nachdem sie den öffentlichen Nahverkehr Berlins überlebt hat, benötigt sie erst einmal einen Kaffee. Mit einer Tasse des braunen Goldes und bei Temperaturen unter 27° C mit einer Wärmflasche ausgestattet, macht sie sich ans Werk.
Unsere Kunden zu betreuen, ist für sie keine bloße Pflichterfüllung, sondern eine Philosophie und ein Bedürfnis: Die gelernte Restaurantfachfrau findet erst Ruhe, wenn unsere Kunden zufrieden sind. Und das gelingt ihr gut. Denn mit ihrem Charme und Witz, aber auch ihrer Unermüdlichkeit und ihrer fachlichen Kompetenz weiß sie zu überzeugen. Ihr Handwerk bei der Telesense hat sie von der Pike auf gelernt, als sie als Agentin 2019 in unserem Mieter-Service-Center anfing.
Im November 2022 wechselte sie dann in die Kundenbetreuung an die Seite von Sinje Kotyrba. Diese hat nur lobende Worte für ihre Kollegin: „Ich kann mich voll und ganz auf Tina verlassen und es macht jeden Tag Freude mit ihr zu arbeiten und Lösungen auszutüfteln.“ Das sieht auch Frau Baltot so: „Wir sind bei der Telesense ein tolles Team, ich fühle mich hier wohl und gehe gerne zur Arbeit.“ Frau Baltot beherrscht die Arbeit in allen Projekten und bis dato 9 Fremdsystemen der Wohnungswirtschaft, in denen die Agenten der Telesense versiert arbeiten. Mit ihrer Herzlichkeit und ihrem Pragmatismus greift sie auch gerne dem Team unter die Arme: ein Kuchen für die gestresste Kollegin, ein Dübel in die Wand, ein Teamevent organisieren – bei Tina Baltot sind alle in den besten Händen!
Crafted with passion by Telesense in Berlin, Germany 
