Als wir 2008 anfingen, mehr und mehr mit der Wohnungswirtschaft zu arbeiten, war es uns zunächst ein großes Rätsel, warum Produktivität einfach kein Thema für unsere Kunden war. Warum war hier der Druck, die eigene Arbeitsweise regelmäßig auf Aufwand und Kosten zu prüfen, so erheblich geringer als in allen anderen Branchen, die wir kannten? Bis wir über 10-Jahrespläne aufgeklärt wurden und verstanden: Einnahmen, Kosten und Bestände waren vergleichsweise gut planbar.

Das hat sich jetzt geändert. Kostensenken, Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Produktivität sind Begriffe, die wir dieses Jahr immer und immer wieder von unseren Kunden hören. Nachvollziehbar, denn bei den Mieten setzen Markt und Politik Grenzen nach oben. Auf der Kostenseite drücken Baupreise, Zinsen und Tarifabschlüsse von unten.

Der wirtschaftliche Spielraum dazwischen wird immer enger. Je enger dieser Spielraum wird, umso wichtiger wird das, was Wohnungsunternehmen selbst in der Hand haben: ihre eigene Produktivität. Denn Baupreise können sie nicht beeinflussen. Wie wirtschaftlich sie vermieten, verwalten und bauen hingegen schon.

Was durch produktiveres Arbeiten eingespart wird, mag neben den Millioneninvestitionen im Baubereich klein erscheinen. Doch da Aufgaben und externe Anforderungen stetig wachsen, wird es wichtiger, mit vorhandenem Personal mehr zu bewältigen. So lassen sich zusätzliche Kosten vermeiden, auch wenn die Personalkosten zunächst gleich bleiben.

Wer weniger Zeit mit doppelter Datenerfassung im ERP, Rückfragen zu Reparaturaufträgen oder der Suche nach Objekt- und Mietvertragsdaten verbringt, hat mehr Zeit für die eigentliche Bewirtschaftung. Und umständliche Abläufe kosten oft mehr als Arbeitszeit: Fehlen beim Mieterwechsel zwischen Wohnungsabnahme, Instandsetzung und Vermietung Informationen, steigen Leerstandszeiten und sorgen für vermeidbare Mietausfälle. Werden Schadensmeldungen unvollständig weitergereicht, verzögern sich Reparaturen. Müssen für eine Baustellenentscheidung erst drei Leute ihre eigenen Listen abgleichen, kommen Bauvorhaben nicht voran.

Währenddessen kommen zum Tagesgeschäft ständig neue Aufgaben von außen hinzu: KI-Anwendungen, eine ERP-Umstellung, neue gesetzliche Vorgaben, die Umsetzung des Klimapfads. Sie landen bei denselben Menschen, deren Schreibtischen ohnehin schon übervoll sind. Und Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass auch diese Zusatzaufgaben erledigt werden.

Wenn wir unnötige Arbeit abschaffen, Abläufe vereinfachen und wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren, schaffen wir Kapazitäten. Dann können Beschäftigte neben dem Tagesgeschäft zusätzliche Projekte voranbringen. Führungskräfte müssen weniger Rückstände auffangen, mit weniger Emotionen umgehen und weniger Druck machen. So steigen Ressourcen für ein höhere Aufgabenvolumen, ohne dass Personal- und Führungsaufwand im gleichen Maß mitwachsen. Auch so entsteht wirtschaftlicher Spielraum.

Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wo macht uns unsere Arbeitsweise unnötig viel Arbeit? Und wo entstehen dadurch Kosten oder Verzögerungen, die wir uns immer weniger leisten können?

Gerne unterstützen wir Sie, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Werfen Sie dazu einen ersten Blick in unseren Leitfaden „produktiv arbeiten“ oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.