Als wir 2008 anfingen, mehr und mehr mit der Wohnungswirtschaft zu arbeiten, war es uns zunächst ein großes Rätsel, warum Produktivität einfach kein Thema für unsere Kunden war. Warum war hier der Druck, die eigene Arbeitsweise regelmäßig auf Aufwand und Kosten zu prüfen, so erheblich geringer als in allen anderen Branchen, die wir kannten? Bis wir über 10-Jahrespläne aufgeklärt wurden und verstanden: Einnahmen, Kosten und Bestände waren vergleichsweise gut planbar.
Das hat sich jetzt geändert. Kostensenken, Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Produktivität sind Begriffe, die wir dieses Jahr immer und immer wieder von unseren Kunden hören. Nachvollziehbar, denn bei den Mieten setzen Markt und Politik Grenzen nach oben. Auf der Kostenseite drücken Baupreise, Zinsen und Tarifabschlüsse von unten.
Der wirtschaftliche Spielraum dazwischen wird immer enger. Je enger dieser Spielraum wird, umso wichtiger wird das, was Wohnungsunternehmen selbst in der Hand haben: ihre eigene Produktivität. Denn Baupreise können sie nicht beeinflussen. Wie wirtschaftlich sie vermieten, verwalten und bauen hingegen schon.
Was durch produktiveres Arbeiten eingespart wird, mag neben den Millioneninvestitionen im Baubereich klein erscheinen. Doch da Aufgaben und externe Anforderungen stetig wachsen, wird es wichtiger, mit vorhandenem Personal mehr zu bewältigen. So lassen sich zusätzliche Kosten vermeiden, auch wenn die Personalkosten zunächst gleich bleiben.
Wer weniger Zeit mit doppelter Datenerfassung im ERP, Rückfragen zu Reparaturaufträgen oder der Suche nach Objekt- und Mietvertragsdaten verbringt, hat mehr Zeit für die eigentliche Bewirtschaftung. Und umständliche Abläufe kosten oft mehr als Arbeitszeit: Fehlen beim Mieterwechsel zwischen Wohnungsabnahme, Instandsetzung und Vermietung Informationen, steigen Leerstandszeiten und sorgen für vermeidbare Mietausfälle. Werden Schadensmeldungen unvollständig weitergereicht, verzögern sich Reparaturen. Müssen für eine Baustellenentscheidung erst drei Leute ihre eigenen Listen abgleichen, kommen Bauvorhaben nicht voran.
Währenddessen kommen zum Tagesgeschäft ständig neue Aufgaben von außen hinzu: KI-Anwendungen, eine ERP-Umstellung, neue gesetzliche Vorgaben, die Umsetzung des Klimapfads. Sie landen bei denselben Menschen, deren Schreibtischen ohnehin schon übervoll sind. Und Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass auch diese Zusatzaufgaben erledigt werden.
Wenn wir unnötige Arbeit abschaffen, Abläufe vereinfachen und wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren, schaffen wir Kapazitäten. Dann können Beschäftigte neben dem Tagesgeschäft zusätzliche Projekte voranbringen. Führungskräfte müssen weniger Rückstände auffangen, mit weniger Emotionen umgehen und weniger Druck machen. So steigen Ressourcen für ein höhere Aufgabenvolumen, ohne dass Personal- und Führungsaufwand im gleichen Maß mitwachsen. Auch so entsteht wirtschaftlicher Spielraum.
Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Wo macht uns unsere Arbeitsweise unnötig viel Arbeit? Und wo entstehen dadurch Kosten oder Verzögerungen, die wir uns immer weniger leisten können?
Gerne unterstützen wir Sie, die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu erhöhen. Werfen Sie dazu einen ersten Blick in unseren Leitfaden „produktiv arbeiten“ oder vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch.
Eins höre ich in Gesprächen mit Führungskräften immer wieder:
„Ich wünsche mir mehr Eigenverantwortung in meinem Team!“
Dafür gibt es ein kleines, extrem wirksames Werkzeug, das banal klingt, einfach funktioniert – aber vielen Führungskräften unglaublich schwerfällt.
Sie sind vermutlich auch deshalb Vorstand oder Führungskraft geworden, weil Sie eine ausgeprägte Lösungsorientierung besitzen. Sie erkennen Probleme, gehen blitzschnell mögliche Ursachen gedanklich durch, haben sofort eine wirksame Lösung parat und sprechen sie aus. In Meetings, in Mails oder zwischen Tür und Angel.
Mitarbeitende präsentieren ein Problem, Sie liefern die Lösung und alle können ruckzuck weiterarbeiten. Bähm. Ihre Superkraft. Sie machen den Weg frei.
Die unschöne Kehrseite: Ihr Team muss keine eigene Lösung entwickeln. Noch böser ausgedrückt: Sie verhindern die Lösungsorientierung der anderen. Im Privatleben nennen wir das: Helikopter-Eltern 😉
Drum: Auch wenn Sie das Problem sofort durchschauen. Auch wenn Sie die Ursache bereits erkannt haben. Auch wenn Ihnen die Lösung offensichtlich erscheint: Beißen Sie sich auf die Zunge!
Wenn Sie sich mehr Eigenverantwortung wünschen, lautet die so einfache wie schwierige Aufgabe: Halten Sie Ihren eigenen Lösungsvorschlag zunächst zurück.
Denn jedes Problem, das Sie für Ihr Team lösen, nimmt ihnen eine Gelegenheit, selbst zu denken, abzuwägen und Verantwortung zu übernehmen.
Statt Lösungen zu liefern, spielen Sie den Ball zurück und stellen Fragen:
Falls erstmal nichts kommt: Halten Sie die Stille aus. Verwunderte Blicke. Halten Sie aus, ohne sofort Ihre eigene Lösung auszusprechen. Im Zweifel vertagen Sie das Gespräch: „Ich bin sicher, dass du auf ein paar gute Ideen kommst, wie wir das lösen könnten. Bitte nimm dir Zeit dafür. Und lass uns dann nochmal drüber sprechen. Gib mir ein Zeichen, falls du gar nicht weiterkommst.“
Fragen sind der Schlüssel, dass Ihr Team die Situation selbst beurteilt, Ideen entwickelt und anfängt, mehr Verantwortung zu übernehmen. Ihre Einschätzung können Sie später immer noch einbringen. Nachdem Ihnen ein Lösungsvorschlag präsentiert wurde.
Die Herausforderung liegt nicht darin, dieses Werkzeug zu verstehen. Klug sind Sie ja 😊. Die Herausforderung liegt darin, aus dem eigenen Muster auszusteigen.
Wenn Sie das im Tagesgeschäft zwei, drei Monate lang wirklich konsequent durchziehen, sich konzentrieren, sich zusammenreißen und bewusst mal nichts vorschlagen – bei Ihren Führungskräften und in allen Meetings – wird sich die Eigenverantwortung in Ihrem Unternehmen spürbar und wirksam verändern.
Mehr Eigenverantwortung im Team? Fängt mit Ihnen an!
Wollen wir zusammen über mehr Eigenverantwortung in Ihrem Team sprechen? Ich freue mich auf Ihre Nachricht!
Ihre
Natascha Zorn
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